Algunos Tips para Reuniones efectivas

a. Su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunión. Emplee el tacto, la educación, y la cortesía para conseguirlo. Los asistentes deben al finalizar la reunión, tener la impresión de que fue absolutamente productiva, y que sirvió para algo.

b. Debemos intentar que todos participen por igual. Fomentar continuamente la participación activa, pues es muy seguro que todos tienen algo interesante que decir ó aportar al respecto. Evite hasta donde sea posible que algún participante monopolice totalmente la reunión. Agradezca su participación activa, pero dé paso a los demás participantes.

c. Respetar siempre el día y hora apropiado para celebrar la reunión. Los participantes deben estar centrados en la reunión, y no en la hora del almuerzo ó cena ó en la hora de marcharse a casa.

d. ¡No las haga demasiado largas!. Lo único que conseguirá es agotar física y mentalmente a los participantes, y que estos no deseen asistir a ninguna reunión suya, en el futuro. Un tiempo prudencial suele ser una hora u hora y media. En algunos casos especiales se realizan reuniones maratónicas, cuyo único objetivo real es ganar tiempo por agotamiento, y que se adopten decisiones poco maduradas.

e. Sea siempre puntual en las reuniones. Tanto en la hora de inicio como la de finalización. Los asistentes se lo agradecerán toda las veces que sea necesario.

f. Demuestre que sabe controlar el tiempo real en las reuniones, y que no se pierde el tiempo.

g. No pretenda nunca que todas las iniciativas surjan en la reunión. Tal vez su único objetivo es preparar el terreno para que en una segunda reunión se realicen las aportaciones necesarias, sugerencias e ideas al respecto. Adopte como muy buen método en las reuniones los torbellinos de ideas o "brainstorming".

h. Es muy importante que sus colaboradores vengan preparados para la reunión. Por ello la real importancia de elaborar un "Orden del Día". También, debe ser muy cuidadoso en la preparación de la documentación, materiales, y recursos que se emplearán y entregarán durante la celebración de la reunión.

i. Y al final de la reunión planificada, no se olvide nunca de definir claramente ¿el qué?, ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cómo? y ¿dónde? de todos, y de cada uno de los temas tratados en la reunión.

j. Muchos se entretienen demasiado en el desarrollo del tema, y no acaban de "Cerrar" ó "Concluir". En definitiva se trata de que los acuerdos adoptados ó pactados queden claramente reflejados, y todos los participantes conozcan con exactitud qué es lo que se va a hacer, en un momento determinado.

k. Levante un acta de la reunión planificada. Así, recordará todos y cada uno de los puntos tratados, y los aspectos realmente importantes del mismo.

Fuente: Tomado de la pagina web, leones-distrito1.org.ar