En este mundo rápido y cambiante en el que nos encontramos las aplicaciones de gestión y administración de las empresas tienen algunos retos a la vista que deben afrontar.
El cambio de milenio se presenta como la frontera en la que desaparecen viejos convencionalismos presentes en la aplicaciones de contabilidad desde los años 80’s y se van a confirmar los nuevos conceptos que han despuntado en las aplicaciones de gestión de negocios empresariales (ERP) que han emergido en los 90’s.
En un mundo de imagen en el que triunfa el entorno visual las aplicaciones de software que son gráficas representan el presente y el futuro. Las antiguas pantallas de color fósforo – verde que se utilizaban con cientos de combinaciones de teclas de mandato para realizar diferentes tareas nos recuerdan a los dinosaurios. En aquellas aplicaciones grandes, rígidas y pesadas como bloques de cemento la flexibilidad la ponía el usuario.
Ahora cuando un cliente desea conocer información de un producto lo primero que hace es visualizar una imagen del mismo en la pantalla de un ordenador. Ya no tiene que consultar inmensos listados para localizar la información. Con las nuevas tecnologías en pocos segundos consigue la información que desea y con mayor fiabilidad que antes.
Otro paso es la incorporación de las tecnologías multimedia en los procesos de gestión empresarial. Tiempo al tiempo y veremos como los informes de gestión de la empresa se realizan mediante sistemas visuales que graban en video digital la imagen del consejo de administración, para luego enviar la información a través de internet a todos los empleados.
La presentación visual se impone en todos los entornos y la administración y gestión de empresas no debe ser una excepción. Existe una cierta idea de "inmovilismo" asociada al mundo contable, y he oído más de una vez la expresión "no veo una aplicación visual para la contabilidad". Esta idea, si alguna vez reflejó algo de realidad, se queda en este milenio. Los profesionales de este sector están deseando cambiar tecnológicamente tanto o más que los demás. Están esperando que las aplicaciones de gestión empresarial incorporen dichos avances tecnológicos.
Seguimos haciendo el mismo trabajo que antes, pero ahora somos incomparablemente más eficaces. Los incrementos significativos de productividad que además incorporan una reducción de costes son los motores del cambio hacía nuevas aplicaciones de gestión empresarial.
Otro aspecto que preocupa al usuario de las aplicaciones de gestión empresarial es la facilidad de uso. Las aplicaciones de software emergentes deben disponen de un ambiente pensado para y por el usuario. Realizar las tareas en la administración de la empresa debe ser tan fácil como utilizar la hoja de cálculo o el procesador de texto. El objetivo para el usuario es trabajar de forma fácil y homogénea. En este sentido las aplicaciones de gestión empresarial tienen muchos desafíos pendientes. Por ejemplo: cuando un usuario de una hoja de cálculo se equivoca al realizar un cálcul0 utiliza la función "deshacer" para volver a la situación anterior. Sería un avance disponer de esta opción en las aplicaciones de gestión y cuando el usuario se equivoca al emitir una factura pueda volver hacia atrás de la misma forma.
Un aspecto que preocupa a la dirección de la empresa es la flexibilidad de la aplicación de gestión empresarial. En un mundo cambiante, en el que la información fluye con mayor rapidez de un extremo a otro, hay que tomar decisiones en función de la información disponible. Y esto requiere capacidad de análisis. Cuando la empresa es capaz de analizar la información con rapidez y flexibilidad puede tomar decisiones de empresa que incrementen la competitividad de la misma.
Antes había que dejar trabajando la aplicación de gestión varios días (noches incluidas) para realizar los cierres mensuales o anuales. Y mientras tanto, el director financiero no sabía que responder cuando le preguntaban cuál era el beneficio o al cash-flow del trimestre.
Hoy con las nuevas capacidades de los ordenadores y el nuevo software que es capaz de aprovechar su potencia al máximo se puede tener la información al instante. Ahora ya no se hacen cierres ya que la información se genera en el momento que se está introduciendo el dato.
Las aplicaciones de gestión empresariales basadas en la arquitectura cliente/servidor permiten mayor acceso y más rápido a la información. El usuario tiene un ordenador en su mesa, al que llegan los datos que necesita y que posteriormente puede analizar en su propio ordenador con su propio criterio de análisis. Las nuevas tecnologías nos han aportado nuevos conceptos como drill-down, drill-around, super drill-down, OLAP que nos proporcionan mayor productividad e independencia.
Otro criterio es la fiabilidad de la información. Nadie en un entorno de gestión empresarial esta dispuesto a perder la información. La información es un activo precioso y sólo pensar en la idea de perder los datos de nuestros clientes nos hace temblar. Por tanto las nuevas aplicaciones deben incorporar sistemas que garanticen la seguridad y coherencia de la información.
Otro factor importante para la empresa es la integración de la información. La información de administración y gestión no debe estar separada del resto de la información ya que es beneficiosa para otras áreas de la empresa y viceversa.
Por ejemplo cuando hablamos de un cliente hay una cantidad considerable de información que esta en el departamento de contabilidad y administración, tal como datos identificativos, saldos, pedidos, extractos, etc. Por otra parte hay otra gran cantidad de información disponible desde marketing, como las acciones realizadas con dicho cliente, las visitas, los planes de marketing, etc. La integración de la información permite a la empresa unificar y evitar duplicidades.
Finalmente, la internacionalización va a ser muy importante. En la Unión Europea es necesario disponer de aplicaciones de gestión sin límites nacionales, que permitan realizar las operaciones de negocio, allá donde se presenten. La globalización pide aplicaciones multi-lenguaje, multi-divisa, etc.
Resumiendo los nuevos retos de las aplicaciones de negocios empresariales son: aplicaciones visuales, fáciles de usar, flexibles, fiables, integradas e internacionales.
Fuente: Tomado de la Página Web http://www.microsoft.com/spain/empresas/soluciones
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