Llegan las vacaciones. Visitas a lugares deseados y paradisíacos como el de la fotografía. Tiempo para desconectar. ¿De verdad? Eso pensamos también de los fines de semana, y en muchos casos se convierten en continuación de la jornada laboral, en adelantar trabajo o recuperar temas atrasados. Así, apunta una cosa muy interesante John Battelle en el blog que escribe para American Express (ejemplo de cómo debe hacer una empresa para meterse en el mundo del Social Media), y que llama “Take 48!”.
En su empresa, Federated Media, el CEO, el COO, y el Editor/CRO, establecieron una regla básica, se pusieron de acuerdo para no enviar un email a ningún miembro de la organización desde el viernes a la 6 de la tarde, hasta el domingo a las 6 de la tarde. Las implicaciones, para gente acostumbrada a trabajar vía email, eran difíciles de llevar, porque la regla no prohibía escribir un email, hacía referencia a enviarlo. El objetivo de todo esto, que la gente descansara y no se preocupara de mirar el correo durante el fin de semana. Hacer frente al mono al email que tenemos en nuestra sociedad.
Pensado con detenimiento, ese planteamiento debería asignarse al periodo de vacaciones, cosa complicada de realizar en las empresas de hoy en día, más cuando el contacto con el mundo laboral se realiza a través del correo electrónico. Por eso el ocio y el descanso debe ser una variable a la que no se debe renunciar. Cuestión de reclamar tiempo libre. ¿Qué es eso? Tiempo para uno mismo. Tiempo al que lo normal es que le vayamos quitando horas. Por eso es bueno escuchar consejos sobre como mejorar nuestra vida personal frente a la laboral, y en eso nos puede ayudar blogs como Zenhabits (muy recomendable). Allí, plantean 20 maneras de encontrar más tiempo libre para nosotros, sobre todo en este mes de vacaciones, y con vistas a cuando regresemos al trabajo.
Entre esas 20 maneras de disponer de mayor tiempo libre, los consejos varían desde hacer un descanso diario más a menudo (esa hora que puede sernos muy beneficiosa), encontrar las cuatro o cinco cosas esenciales para uno mismo y descubrir aquellas que te hacen perder el tiempo, programar tu tiempo de tal forma que nada te pueda pillar por sorpresa, consolidar las labores para que aquello que realicemos repartido en varios días se terminen haciendo en el mismo día, repensar la rutina y limitar el uso del email, delegar, aprender a desconectar, a decir no, y a como usar las mañanas, etc… Son algunos de las ideas que se plantean. No son un dogma, pero lo mismo, en este tiempo de vacaciones, bien vale la pena plantearse realizar algunas de ellas. Por no volver a caer en los mismos errores y en las mismas quejas de falta de tiempo libre cuando finalice septiembre.
Vía | Zenhabits
martes, 30 de septiembre de 2008
lunes, 29 de septiembre de 2008
Consejos para gestionar el tiempo en vacaciones
El verano no significa dejarse llevar por una anarquía horaria. La Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios ofrece once recomendaciones para racionalizar nuestro tiempo durante el periodo vacacional.
La Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles (ARHOE) ha hecho pública una relación de consejos para gestionar adecuadamente el tiempo durante las vacaciones estivales.
Según Ignacio Buqueras, Presidente de ARHOE, los españoles tenemos unos hábitos tan nocivos en materia de horarios que tampoco cuando llega el periodo de vacaciones sabemos gestionar nuestro tiempo. “Las vacaciones son un periodo de descanso, el momento adecuado para dedicarse a la familia, pero sobre todo, a uno mismo. Sin embargo, muchas veces iniciamos este periodo con la rémora de los malos hábitos de todo el año y esto nos puede llevar a gestionar mal también nuestro tiempo de vacaciones”.
ARHOE hace once recomendaciones para racionalizar el tiempo de las vacaciones:
1) Seguir unos horarios también durante nuestras vacaciones. No conviene pasar de un periodo de tiempos reglados por el trabajo, las obligaciones, etc., a un tiempo de anarquía total en materia de horarios. Dentro de una flexibilidad, es recomendable marcar unos horarios mínimos.
2) Dedicar tiempo a la familia y a los amigos. Es importante que aprovechemos un tiempo para estar con esas personas que durante todo el año están a nuestro lado, pero que por diversos motivos tenemos un poco descuidadas.
3) Aprovechar las comidas. Las comidas apresuradas, tan frecuentes durante el resto del año, dan paso en vacaciones a comidas más pausadas y en familia. Las sobremesas son momentos favorables para reuniones con amigos y para pasar tiempo de calidad con los seres queridos.
4) Reservar tiempo para uno mismo. No se debe olvidar que tras un largo periodo laboral sujeto a una serie de obligaciones, se debe dar paso a un periodo donde la máxima sea la autorrealización de la persona; para ello debemos dedicarnos tiempo.
5) Dedicarnos a nuestros hobbies y aficiones. El periodo estival es un excelente momento para llevar a cabo los hobbies y proyectos que durante el año no hemos podido realizar. Una oportunidad para sacar a relucir aquellas facetas de nuestra persona que hemos tenido relegadas.
6) Evitar el sedentarismo. Las vacaciones son un periodo para descansar y dejar de lado el estrés del día a día. Pero esto no debería asociarse con no hacer nada en absoluto. “Tirarse a la bartola” es un ejercicio legítimo e incluso recomendable durante las vacaciones, pero deja de serlo si se convierte en nuestra única actividad. El día tiene 24 horas, tiempo de sobra para descansar, divertirse, estar con familia y amigos, conocer nuevos sitios, etc.
7) Desconectar. El único modo de descansar es dejando de lado los problemas cotidianos del trabajo. Gestionar el tiempo racionalmente implica saber separar parcelas en el uso que hacemos del mismo. La parcela laboral debería quedar al margen dando paso a la personal y familiar.
8) Evitar las jornadas maratonianas. En ocasiones, al realizar un viaje o excursión nos vemos con el apremio de visitar a toda prisa los lugares para conseguir verlo todo en el poco tiempo del que disponemos. Nosotros recomendamos tomarlo con calma, pues corremos el riesgo de acabar más cansados que cuando comenzamos las vacaciones.
9) Planificar las excursiones y viajes. Una manera de aprovechar el tiempo es organizarlo de antemano. Una cierta planificación de las jornadas nos facilitará optimizar mejor nuestro tiempo.
10) Aprovechar las vacaciones al máximo. Lo que no quiere decir hacer cuántas más cosas mejor sino hacer una buena distribución de nuestro tiempo. La regla de los tres ochos también es aplicable durante las vacaciones: 8 horas para actividades, 8 horas para el descanso y 8 horas para el ocio y entretenimiento.
11) Buenos propósitos. El verano es un periodo de desconexión, en el que toman valor aspectos de nuestra vida que teníamos un poco olvidados como la vida familiar o el ocio. Si conseguimos marcarnos unas pautas sólidas, y concienciarnos de que con organización todo tiene cabida, nos puede servir de entrenamiento para hacerlo también durante el resto del año.
Vía: http://www.baquia.com
La Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles (ARHOE) ha hecho pública una relación de consejos para gestionar adecuadamente el tiempo durante las vacaciones estivales.
Según Ignacio Buqueras, Presidente de ARHOE, los españoles tenemos unos hábitos tan nocivos en materia de horarios que tampoco cuando llega el periodo de vacaciones sabemos gestionar nuestro tiempo. “Las vacaciones son un periodo de descanso, el momento adecuado para dedicarse a la familia, pero sobre todo, a uno mismo. Sin embargo, muchas veces iniciamos este periodo con la rémora de los malos hábitos de todo el año y esto nos puede llevar a gestionar mal también nuestro tiempo de vacaciones”.
ARHOE hace once recomendaciones para racionalizar el tiempo de las vacaciones:
1) Seguir unos horarios también durante nuestras vacaciones. No conviene pasar de un periodo de tiempos reglados por el trabajo, las obligaciones, etc., a un tiempo de anarquía total en materia de horarios. Dentro de una flexibilidad, es recomendable marcar unos horarios mínimos.
2) Dedicar tiempo a la familia y a los amigos. Es importante que aprovechemos un tiempo para estar con esas personas que durante todo el año están a nuestro lado, pero que por diversos motivos tenemos un poco descuidadas.
3) Aprovechar las comidas. Las comidas apresuradas, tan frecuentes durante el resto del año, dan paso en vacaciones a comidas más pausadas y en familia. Las sobremesas son momentos favorables para reuniones con amigos y para pasar tiempo de calidad con los seres queridos.
4) Reservar tiempo para uno mismo. No se debe olvidar que tras un largo periodo laboral sujeto a una serie de obligaciones, se debe dar paso a un periodo donde la máxima sea la autorrealización de la persona; para ello debemos dedicarnos tiempo.
5) Dedicarnos a nuestros hobbies y aficiones. El periodo estival es un excelente momento para llevar a cabo los hobbies y proyectos que durante el año no hemos podido realizar. Una oportunidad para sacar a relucir aquellas facetas de nuestra persona que hemos tenido relegadas.
6) Evitar el sedentarismo. Las vacaciones son un periodo para descansar y dejar de lado el estrés del día a día. Pero esto no debería asociarse con no hacer nada en absoluto. “Tirarse a la bartola” es un ejercicio legítimo e incluso recomendable durante las vacaciones, pero deja de serlo si se convierte en nuestra única actividad. El día tiene 24 horas, tiempo de sobra para descansar, divertirse, estar con familia y amigos, conocer nuevos sitios, etc.
7) Desconectar. El único modo de descansar es dejando de lado los problemas cotidianos del trabajo. Gestionar el tiempo racionalmente implica saber separar parcelas en el uso que hacemos del mismo. La parcela laboral debería quedar al margen dando paso a la personal y familiar.
8) Evitar las jornadas maratonianas. En ocasiones, al realizar un viaje o excursión nos vemos con el apremio de visitar a toda prisa los lugares para conseguir verlo todo en el poco tiempo del que disponemos. Nosotros recomendamos tomarlo con calma, pues corremos el riesgo de acabar más cansados que cuando comenzamos las vacaciones.
9) Planificar las excursiones y viajes. Una manera de aprovechar el tiempo es organizarlo de antemano. Una cierta planificación de las jornadas nos facilitará optimizar mejor nuestro tiempo.
10) Aprovechar las vacaciones al máximo. Lo que no quiere decir hacer cuántas más cosas mejor sino hacer una buena distribución de nuestro tiempo. La regla de los tres ochos también es aplicable durante las vacaciones: 8 horas para actividades, 8 horas para el descanso y 8 horas para el ocio y entretenimiento.
11) Buenos propósitos. El verano es un periodo de desconexión, en el que toman valor aspectos de nuestra vida que teníamos un poco olvidados como la vida familiar o el ocio. Si conseguimos marcarnos unas pautas sólidas, y concienciarnos de que con organización todo tiene cabida, nos puede servir de entrenamiento para hacerlo también durante el resto del año.
Vía: http://www.baquia.com
jueves, 25 de septiembre de 2008
La gestión del tiempo de los clientes
Por puro sentido común, se entiende que una de las prioridades de la empresa es tener contentos a sus clientes dándoles el mejor servicio posible. Lo que muchas veces no se tiene en cuenta por su parte es gestionar el tiempo de los mismos. Si uno se pone en situación, tiene experiencias en las que ha tenido que soportar mucho tiempo de espera por una mala gestión. Lo peor reside en que ciertas empresas no aplican el mismo valor que dan a su tiempo, con el que dan a sus clientes, cuando en realidad, y a la hora de un servicio, ambos tienen el mismo valor. Luego, lo más curioso radica en que muchas de las reclamaciones que se producen están relacionadas con el problema del tiempo de espera, más allá de que la contrapartida obtenida sea buena o mala, que a la larga es lo que de verdad tendría que importar. Por lo tanto, estamos ante un fenómeno más sociológico que económico.
Una de las cosas que se me quedaron grabadas del curso de postgrado, a parte del consejo de “saber escuchar”, fue la gestión de colas, con base más de sociología que de management. La idea tras esta teoría reside en hacer esperar al cliente, público o usuario, el menor tiempo posible o que esa al final sea su percepción. Para eso se inventaron las citas previas, o las reservas de teléfono, pero no sólo es eso, también está en hacer más entretenido el tiempo de permanencia previo a recibir el servicio. En estos casos se piensa siempre en restaurantes, de donde surgió la idea. Así, tenemos los ejemplos de McDonalds y Burger King, que basan su fuerza en gestionar de una manera eficiente el tema de las colas (de su estudio surgió la variante del “drive thru”). Es decir, que uno va allí porque sabe que en poco tiempo va a tener a su disposición alimento. Obviamente preparar a las empresas para gestionar las colas y, en consecuencia, dar un buen servicio requiere de unos costes que las empresas no suelen considerar como prioritarios.
Me pongo a pensar en otro ejemplo, que me vino a la cabeza durante la lectura de Groundswell, la sala de espera de las sesiones de radioterapia o quimioterapia para los enfermos de cáncer. Bastante tiene uno con sus problemas, pero si escuchasen a sus pacientes, ese tiempo de espera criminal, lograría que los hospitales hiciesen más placentera la espera y por consiguiente el paciente notase una mejora del servicio. Lo cierto es que el servicio es el mismo, no va a variar porque la espera sea diferente, pero el hecho de hacerla más llevadera, implica una reacción psicológica del enfermo, con una mejor predispoción que puede dar lugar a ganar un prescriptor.
En esta situación habló más de un servicio en clínica privada. Es duro llegar a una sala donde no hay más que asientos y paredes vacías. El paciente no tiene nada a lo que agarrarse para dejar de pensar, y la espera termina convirtiéndose en un ansia que no ayuda y una comedura de cabeza. Tampoco se tiene en cuenta a los acompañantes, con lo que la cola, por mucho que se gestionen bien los tiempos de sesiones, salta por los aires en cuanto hay un problema inesperado. A eso es a lo que me refiero.
En toda empresa, independientemente del sector al que pertenezca la misma, e incluso en Internet, donde nadie espera más de un minuto que una página se cargue, las variables sociológicas son tan importantes como las económicas, y ahí el departamento de marketing debe estar al quite para dar lo que se espera de ellos. Ese punto sociológico no sólo es gestión, trata también de saber escuchar (al final doy giros y giros para regresar a lo mismo). El tiempo que los clientes le entregan a la empresa bien se lo merece, y más cuando está en juego la calidad de vida de las personas. La confianza se da, y cuesta recuperarla cuando se pierde.
Vía | Neuromarketing
Una de las cosas que se me quedaron grabadas del curso de postgrado, a parte del consejo de “saber escuchar”, fue la gestión de colas, con base más de sociología que de management. La idea tras esta teoría reside en hacer esperar al cliente, público o usuario, el menor tiempo posible o que esa al final sea su percepción. Para eso se inventaron las citas previas, o las reservas de teléfono, pero no sólo es eso, también está en hacer más entretenido el tiempo de permanencia previo a recibir el servicio. En estos casos se piensa siempre en restaurantes, de donde surgió la idea. Así, tenemos los ejemplos de McDonalds y Burger King, que basan su fuerza en gestionar de una manera eficiente el tema de las colas (de su estudio surgió la variante del “drive thru”). Es decir, que uno va allí porque sabe que en poco tiempo va a tener a su disposición alimento. Obviamente preparar a las empresas para gestionar las colas y, en consecuencia, dar un buen servicio requiere de unos costes que las empresas no suelen considerar como prioritarios.
Me pongo a pensar en otro ejemplo, que me vino a la cabeza durante la lectura de Groundswell, la sala de espera de las sesiones de radioterapia o quimioterapia para los enfermos de cáncer. Bastante tiene uno con sus problemas, pero si escuchasen a sus pacientes, ese tiempo de espera criminal, lograría que los hospitales hiciesen más placentera la espera y por consiguiente el paciente notase una mejora del servicio. Lo cierto es que el servicio es el mismo, no va a variar porque la espera sea diferente, pero el hecho de hacerla más llevadera, implica una reacción psicológica del enfermo, con una mejor predispoción que puede dar lugar a ganar un prescriptor.
En esta situación habló más de un servicio en clínica privada. Es duro llegar a una sala donde no hay más que asientos y paredes vacías. El paciente no tiene nada a lo que agarrarse para dejar de pensar, y la espera termina convirtiéndose en un ansia que no ayuda y una comedura de cabeza. Tampoco se tiene en cuenta a los acompañantes, con lo que la cola, por mucho que se gestionen bien los tiempos de sesiones, salta por los aires en cuanto hay un problema inesperado. A eso es a lo que me refiero.
En toda empresa, independientemente del sector al que pertenezca la misma, e incluso en Internet, donde nadie espera más de un minuto que una página se cargue, las variables sociológicas son tan importantes como las económicas, y ahí el departamento de marketing debe estar al quite para dar lo que se espera de ellos. Ese punto sociológico no sólo es gestión, trata también de saber escuchar (al final doy giros y giros para regresar a lo mismo). El tiempo que los clientes le entregan a la empresa bien se lo merece, y más cuando está en juego la calidad de vida de las personas. La confianza se da, y cuesta recuperarla cuando se pierde.
Vía | Neuromarketing
miércoles, 24 de septiembre de 2008
Diez consejos para dejar de ser esclavo del horario
1. Ser puntuales. Es la génesis de unos horarios racionales. Permite aprovechar más el tiempo, es una manera de mostrar respeto hacia el tiempo de los demás y exigirlo hacia el propio.
2. Aprovechar el tiempo. Es limitado y fácilmente desperdiciable, por lo que hay que mentalizarse para aprovecharlo al máximo y terminar las tareas del día sin necesidad de pasar más horas de las debidas en el lugar de trabajo o llevarse tareas a casa.
3. No robar el tiempo a los demás. Perder el propio es igual de grave que hacérselo perder a los demás. Se debe intentar no arrastrar a los compañeros, jefes o subordinados a actividades improductivas y no retrasar su trabajo por no hacer a tiempo el propio.
4. Salir a la hora. Es muy importante para mantener alta la motivación. Conviene reivindicar el derecho de salir a la hora convenida, más aún si se ha sido productivo y cada uno ha cumplido con su trabajo. La perspectiva de salir a la hora ofrece la sensación de que se controla el propio tiempo.
5. Aumentar la tasa de productividad por tiempo de trabajo. España es uno de los países donde más horas se pasa en el trabajo, y a la vez uno de los menos productivos, lo que se combate aprovechando mejor el tiempo en el puesto. Es aconsejable potenciar la cultura de la eficiencia más que la de la presencia.
6. Reducir las horas de comidas. En España se dedica demasiado tiempo a la comida, la sobremesa, etc. Es aconsejable dedicar no más de 45 a 60 minutos y emplear el resto del tiempo en trabajar, tiempo ganado para salir antes.
7. Más dedicación a la familia y ocio. Los trabajadores tienen la impresión de que al terminar las vacaciones sólo viven para trabajar. No es necesario estar de vacaciones para disfrutar de estos aspectos.
8. Dormir más. Muchos de los problemas tienen su origen en los malos hábitos de descanso. En España se trasnocha mucho y se duerme poco, y se puede mejorar la calidad de vida con acostarse antes.
9. Planificar. Es la manera más eficaz de aprovechar el tiempo al máximo sin tener que trastocar los horarios. Desde Arhoe se aconseja seguir la regla de los tres ochos; ocho horas para trabajar, ocho para el ocio y ocho para descansar.
10. Olvidar las jornadas interminables. No se puede pasar de no hacer nada en vacaciones a vivir jornadas de trabajo maratonianas. Volver a la rutina de trabajo no equivale a vivir en la oficina, y un cambio de jornada tan brusco favorece el estrés por la vuelta.
2. Aprovechar el tiempo. Es limitado y fácilmente desperdiciable, por lo que hay que mentalizarse para aprovecharlo al máximo y terminar las tareas del día sin necesidad de pasar más horas de las debidas en el lugar de trabajo o llevarse tareas a casa.
3. No robar el tiempo a los demás. Perder el propio es igual de grave que hacérselo perder a los demás. Se debe intentar no arrastrar a los compañeros, jefes o subordinados a actividades improductivas y no retrasar su trabajo por no hacer a tiempo el propio.
4. Salir a la hora. Es muy importante para mantener alta la motivación. Conviene reivindicar el derecho de salir a la hora convenida, más aún si se ha sido productivo y cada uno ha cumplido con su trabajo. La perspectiva de salir a la hora ofrece la sensación de que se controla el propio tiempo.
5. Aumentar la tasa de productividad por tiempo de trabajo. España es uno de los países donde más horas se pasa en el trabajo, y a la vez uno de los menos productivos, lo que se combate aprovechando mejor el tiempo en el puesto. Es aconsejable potenciar la cultura de la eficiencia más que la de la presencia.
6. Reducir las horas de comidas. En España se dedica demasiado tiempo a la comida, la sobremesa, etc. Es aconsejable dedicar no más de 45 a 60 minutos y emplear el resto del tiempo en trabajar, tiempo ganado para salir antes.
7. Más dedicación a la familia y ocio. Los trabajadores tienen la impresión de que al terminar las vacaciones sólo viven para trabajar. No es necesario estar de vacaciones para disfrutar de estos aspectos.
8. Dormir más. Muchos de los problemas tienen su origen en los malos hábitos de descanso. En España se trasnocha mucho y se duerme poco, y se puede mejorar la calidad de vida con acostarse antes.
9. Planificar. Es la manera más eficaz de aprovechar el tiempo al máximo sin tener que trastocar los horarios. Desde Arhoe se aconseja seguir la regla de los tres ochos; ocho horas para trabajar, ocho para el ocio y ocho para descansar.
10. Olvidar las jornadas interminables. No se puede pasar de no hacer nada en vacaciones a vivir jornadas de trabajo maratonianas. Volver a la rutina de trabajo no equivale a vivir en la oficina, y un cambio de jornada tan brusco favorece el estrés por la vuelta.
lunes, 22 de septiembre de 2008
Los minutos con los que nadie cuente
RECORDANDO UNA ANÉCDOTA
Hace muchos años leí una entrevista que le hicieron a un importante ejecutivo de la época. Aquel señor era lo que los expertos llaman hoy un “hombre de éxito”. Ya casi al final, le preguntaron: “¿Cómo es posible que usted haya acumulado tantos conocimientos culturales, si ha dedicado casi toda su vida a la ardua tarea de dirigir empresas y sortear situaciones difíciles?”, a lo que este señor contestó: “Simplemente he utilizado los minutos con los que nadie cuenta. Por ejemplo, ¿ve usted ese libro abierto sobre mi escritorio?; pues, cada vez que alguien por teléfono me dice “un momentico”, continuo su lectura hasta que aparece el interlocutor. Usted no podría calcular cuantos libros ya me he leído mediante ese procedimiento”. La idea me pareció muy interesante.
Efectivamente, esos minutos “sueltos”, “al menudeo”, “sencillos” o como se les quiera llamar están presentes en todo el camino de la vida diaria, ya sea usted un alto ejecutivo, un médico, un plomero, una ama de casa o un político. Si usted tiene la necesidad de aprovechar mejor el tiempo, sería bueno que se fijara en ellos
CONVIERTA DESPERDICIOS EN PRODUCTOS
Hablemos entonces de esos minutos, o sea, esos pedazos de tiempo que aparecen sueltos por ahí, por lo general de forma inesperada. Son tan pequeños y tan poco sistemáticos que casi nadie los toma en cuenta y se pierden inexorablemente.
Muchas personas gustan de tener alcancías de monedas fraccionarias. Conozco quien mete en un pomo todas las piezas de un peso que recibe y otro que se especializa en pesetas.
Una compañera de trabajo, cansada de que sus hijos mayores, que ya trabajan, dejen tiradas por cualquier lugar de la casa monedas sueltas, decidió echar todas las que se encuentra en una lata mediana, de esas en que vienen las galletas dulces. De esta forma, se ha asegurado permanente la fuente financiera para comprar el regalo de cumpleaños de la nieta.
Los minutos sueltos son como las habitaciones de un hotel: la que no se alquile hoy se pierde, pues ese ingreso dejado de obtener no puede recuperarse mañana
Pero el tiempo no es así, tiene que usarlo al momento, no puede guardarlo en una lata de galletas. Usted se sorprenderá de cuantas cosas puede hacer en los minutos al menudeo, tanto de interés personal como laboral, siempre que cree las condiciones para ello.
Le diré algo más, muchos de los minutos al menudeo se originan en deficiencias, fallas en la organización o errores, por lo que si usted los pudiera aprovechar, estaría convirtiendo desperdicios en productos útiles. Hay tres condiciones esenciales para poder lograrlo:
1ro. LA OPORTUNIDAD. Hay que aprender a reaccionar rápidamente ante potenciales minutos al menudeo. Saber distinguirlos y ponerse en acción.
2do. EL OBJETO. Disponer de algo sobre lo cual actuar o pensar, un problema, una tarea o un documento.
3ro. EL MEDIO. Tener a mano los instrumentos que le permitan aprovechar la oportunidad y actuar sobre el objeto. A veces basta con un lápiz y una hoja de papel.
APROVECHAR LA OPORTUNIDAD
La ocurrencia de minutos al menudeo adopta innumerables formas y usted debe ser capaz de identificarlas para impedir que la oportunidad se le vaya de la mano. A continuación se presenta una relación de las más típicas, el resto deberá descubrirla por su cuenta pues se relacionan más bien con las condiciones específicas de cada cual.
Viajes
Es una fuente importante de minutos al menudeo. Las posibilidades son muchas, aquí sólo van algunas. Si viaja en auto con chofer puede disponer hasta de horas completas en dependencia de lo largo del viaje. Si es por avión tendrá oportunidades en el trayecto al aeropuerto, la espera allí, la demora en la salida, el viaje mismo, los cambios de avión en vuelos internacionales, etcétera.
En los viajes fuera de la localidad tendrá posiblemente otras oportunidades, con la ventaja adicional de que está menos sujeto a interrupciones que en su lugar habitual de trabajo.
Reuniones
Es lamentable, pero muchas de ellas empiezan tarde y ese es tiempo aprovechable. Otras veces la reunión tiene ocho puntos pero usted sólo tiene que ver con el cinco. Si a pesar de ello tiene que quedarse desde el principio hasta el final, ¿por qué no aprovechar el tiempo de los siete puntos restantes en vez de amargarse o hacer palotes en una hoja en blanco?
Puede ser que la reunión en que se encuentra se descontroló, se salió de su objetivo y usted no puede hacer nada pues el conductor está en la luna. ¿No habría también su tiempito?
A lo mejor lo enviaron a una reunión absurda en la que el único valor es el del tiempo que se pierde. No lo pierda usted.
Teléfono
Parece que no fuera así pero es también un proveedor de minutos al menudeo. Le puedo recordar la entrevista que a manera de ejemplo cité al inicio del artículo, pero hay otras más. Por ejemplo, el tiempo que media entre cuando colgó el teléfono al que usted llamaba pues sonaba ocupado y la acción de volver a teclear el numero, o aquel personaje que nos dice “cuelga que enseguida te llamo” y usted se pone a esperar hasta que suena el timbre.
Interrupciones ajenas
Capitalice las interrupciones que reciba su interlocutor. Por ejemplo, usted está despachando con alguien pero este tiene de pronto que atender una larga llamada, recibir un visitante inesperado, ir a ver a su jefe que lo llamó o salir a hacer una consulta en relación con lo que está conversando. En cualquiera de estos casos usted se queda en el aire. Aproveche esos minutos, se los están regalando.
La computadora
Creada para hacer las cosas más fáciles y rápidas son también una fuente de minutos sueltos que se pierden irremediablemente. Por ejemplo cuando usted está haciendo búsquedas en Internet, la demora entre bajar un material y que aparezca en pantalla, para entonces proceder a bajar otro, resulta a veces demasiado largo para nuestra paciencia y aunque no sea mucho, si durante la mañana bajó 20 materiales, la espera entre unos y otros le puede sumar varios minutos.
Otras demoras puede deberse a sistemas en redes de poca velocidad en los cuales la espera para las respuestas se hace notable. No faltaría comentar además esos programas enormes o libros completos de ocho o diez megas que usted decide bajar, incluso con un acelerador y que se demoran diez o quince minutos en “aterrizar”.
Intervalos y suspensiones
Entre una actividad y la que le sigue aparecen a veces pequeños intervalos de tiempo que nadie puede prever y que son aprovechables, sobre todo para asuntos que pueden resolverse con rapidez.
Por otra parte, a veces se producen interrupciones que lo toman de sorpresa y no sabe cómo emplear esa media hora que de pronto ponen en sus manos. Tenga en cuenta también esta posibilidad.
Demoras en general
Es una fuente importante, no tanto por su duración como por su frecuencia. Fue a recoger el celular que dejó reparando y le dicen que se siente y espere un rato, fue a hacer una gestión en una oficina estatal y le dan el turno cuarenta y tres (van por el ocho), tiene un despacho con su jefe y éste no ha terminado con el anterior, el ómnibus que lo recoge para llevarlo al trabajo viene hoy con atraso, etc. Son realmente unos cuantos.
Esperas que no son demoras
Hay otras fuentes que no son demoras, ni interrupciones, ni colas, ni nada anormal. Son simplemente esperas de carácter natural como la que le corresponde hacer mientras le preparan la jarra de flores que compró para el aniversario, le friegan el carro, le arreglan el pelo en la peluquería o le reparan la cocina.
TENER EN QUÉ EMPLEARLOS
Después que usted aprendió a descubrir los minutos sueltos aprovechables, no puede hacer nada si no dispone de asuntos en qué emplearlos. Las posibilidades son infinitas tanto de orden laboral como personal (la elección es suya). A continuación una guía mínima de actividades que puede ejecutar durante los minutos al menudeo.
Leer
Muy socorrida pues no requiere medios especiales. Tenga a mano revistas, artículos sueltos, folletos técnicos, informes pendientes de revisión, correspondencia por leer, libros, etcétera. No tiene que llevarse las revistas completas, una fotocopiadora le permite cargar sólo con lo que le interesa leer.
Si sale de su oficina (generalmente es ahí cuando se presentan los minutos sueltos) tenga en su portafolio una selección de materiales para leer y se asombrará de lo rápido y bien que lee en esos minutos, alejado de su ambiente regular.
Escribir
Requiere un poquito más de condiciones pero no muchas. Puede responder a cartas de trabajo o personales, informes, libros (más del 50 % de mis publicaciones se han escrito en minutos al menudeo), síntesis de una reunión, listas de chequeo, etcétera. Si dispone de una grabadora de mano aproveche para dictar y crearle trabajo a la secretaria.
Si tiene una computadora portátil, no sólo puede escribir cosas sencillas, sino preparar tablas complejas, consultar la base de datos, elaborar informes completos, preparar una presentación para la próxima junta e incluso enviar cualquiera de ellos por fax o correo electrónico al destinatario.
Planear
Puede preparar el proyecto de ejecución de una tarea, definir los pasos a seguir para ejecutar algo, establecer la forma en que va a organizar cierta reunión importante, delinear el esqueleto del informe que tiene que escribir, revisar su lista de tareas y hacer ajustes en las prioridades, etc. Tenga a mano datos o elementos que le permitan hacer algunas de estas cosas.
Vaciar memoria
Hemos tomado prestado este término del campo de la informática. "Descargue" ideas, iniciativas o sueños en una hojita de papel o en un "atrapador de ideas", para que no se le olviden. Anote sin ninguna organización cosas de las que se acuerda de pronto y que son candidatas a su lista de tareas.
Esboce el nuevo proyecto de atención de enfermería en ha estado pensando o redacte algunas bases elementales para la estrategia que va a proponer en la próxima reunión del ejecutivo u organice los puntos que va a tratar en su conferencia de fin de año.
Haga una auto tormenta de ideas sobre un asunto de interés. Atrape en general lo que su mente produce, sobre todo si usted es del tipo creativo.
Liquidar la menudencia
Si tiene tareas del tipo que requieren muy poco tiempo para su ejecución y que a usted le conviene o necesita hacer, téngalas disponibles. Pueden ser llamadas telefónicas, contestar un cuestionario, firmar circulares y en general todo lo que quepa en los espacios de tiempo de menor tamaño.
Cambiar el método
A veces la táctica consiste en eliminar el mencionado “menudeo”. Por ejemplo, si usted está bajando muchos materiales de Internet mediante un navegador, una técnica consiste en bajarlos cada uno “en una nueva ventana”, minimizar esta y hacer lo mismo con todos los siguientes. De esta forma, el sistema está abriendo a la vez sucesivamente varios de dichos trabajos y cuando usted ordena minimizar la ventana del último, es muy probable que los dos o tres primeros ya estén listos para ser leídos, grabados o impresos según usted desee.
En el caso del teléfono, si tiene secretaria o auxiliar haga todas sus llamadas mediante ellos y pídales que sólo se la pasen cuando el interlocutor adecuado esté en línea. La otra idea es hacer la llamadas por bloques, es decir acumularlas para un momento determinado, organizar una lista en borrador con los números y los puntos y de esta forma reducir los baches entre llamadas y esperas.
Aprovechar la simultaneidad
Otra posibilidad, también en relación con la computadora, es aprovechar su capacidad para la multitarea. Por ejemplo, usted está bajando un libro de 350 páginas sobre Tablero de Comando lo cual le tomará uno cinco o diez minutos al menos. Mientras tanto, usted puede trabajar en la misma computadora. haciendo una tabla en una hoja de cálculo, redactando varias cartas para sus corresponsales o completando la presentación que dejó pendiente el día anterior. Debo ahora comentar que en materia de simultaneidad, los registros mundiales corresponde a las amas de casa, que son capaces de hacer múltiples cosas a la vez y hacerlas bien. Obsérvenlas y me dará la razón.
DISPONER DE LOS MEDIOS
Si hay el tiempo y el objeto en qué emplearlo, pero carece de los instrumentos mínimos para ello no podrá completar el ciclo. Esto es particularmente importante para cuando se encuentra fuera de su puesto de trabajo, por lo cual es recomendable que disponga de una base mínima de trabajo en su portafolio. Hay instrumentos imprescindibles y otros deseables, todo depende de sus posibilidades y del tipo de trabajo que realiza.
La lista que sigue a continuación va desde lo más sencillo hasta lo más exquisito. Todo lo incluido es útil, pero no tiene que tenerlo todo.
* Papel para escribir, hojitas de notas, presillas, minipresilladora
* Lápices o portaminas, bolígrafos, repuestos, sacapuntas, goma de borrar
* Libreta de teléfonos
* Lista de asuntos pendientes
* Atrapador de ideas (pequeña libreta de bolsillo)
* Calculadora portátil
* Computadora portátil.
BALANCE FINAL
Ya tiene ahí las ideas fundamentales. Le corresponde ahora ir creando reflejos condicionados que le permitan reaccionar positivamente ante los "minuticos" que se le aparezcan. Tenga a mano tareas que atender y medios para ejecutarlas. Ahora todo depende de usted.
Tomado de: Orlando Carnota Lauzán
http://www.degerencia.com
Hace muchos años leí una entrevista que le hicieron a un importante ejecutivo de la época. Aquel señor era lo que los expertos llaman hoy un “hombre de éxito”. Ya casi al final, le preguntaron: “¿Cómo es posible que usted haya acumulado tantos conocimientos culturales, si ha dedicado casi toda su vida a la ardua tarea de dirigir empresas y sortear situaciones difíciles?”, a lo que este señor contestó: “Simplemente he utilizado los minutos con los que nadie cuenta. Por ejemplo, ¿ve usted ese libro abierto sobre mi escritorio?; pues, cada vez que alguien por teléfono me dice “un momentico”, continuo su lectura hasta que aparece el interlocutor. Usted no podría calcular cuantos libros ya me he leído mediante ese procedimiento”. La idea me pareció muy interesante.
Efectivamente, esos minutos “sueltos”, “al menudeo”, “sencillos” o como se les quiera llamar están presentes en todo el camino de la vida diaria, ya sea usted un alto ejecutivo, un médico, un plomero, una ama de casa o un político. Si usted tiene la necesidad de aprovechar mejor el tiempo, sería bueno que se fijara en ellos
CONVIERTA DESPERDICIOS EN PRODUCTOS
Hablemos entonces de esos minutos, o sea, esos pedazos de tiempo que aparecen sueltos por ahí, por lo general de forma inesperada. Son tan pequeños y tan poco sistemáticos que casi nadie los toma en cuenta y se pierden inexorablemente.
Muchas personas gustan de tener alcancías de monedas fraccionarias. Conozco quien mete en un pomo todas las piezas de un peso que recibe y otro que se especializa en pesetas.
Una compañera de trabajo, cansada de que sus hijos mayores, que ya trabajan, dejen tiradas por cualquier lugar de la casa monedas sueltas, decidió echar todas las que se encuentra en una lata mediana, de esas en que vienen las galletas dulces. De esta forma, se ha asegurado permanente la fuente financiera para comprar el regalo de cumpleaños de la nieta.
Los minutos sueltos son como las habitaciones de un hotel: la que no se alquile hoy se pierde, pues ese ingreso dejado de obtener no puede recuperarse mañana
Pero el tiempo no es así, tiene que usarlo al momento, no puede guardarlo en una lata de galletas. Usted se sorprenderá de cuantas cosas puede hacer en los minutos al menudeo, tanto de interés personal como laboral, siempre que cree las condiciones para ello.
Le diré algo más, muchos de los minutos al menudeo se originan en deficiencias, fallas en la organización o errores, por lo que si usted los pudiera aprovechar, estaría convirtiendo desperdicios en productos útiles. Hay tres condiciones esenciales para poder lograrlo:
1ro. LA OPORTUNIDAD. Hay que aprender a reaccionar rápidamente ante potenciales minutos al menudeo. Saber distinguirlos y ponerse en acción.
2do. EL OBJETO. Disponer de algo sobre lo cual actuar o pensar, un problema, una tarea o un documento.
3ro. EL MEDIO. Tener a mano los instrumentos que le permitan aprovechar la oportunidad y actuar sobre el objeto. A veces basta con un lápiz y una hoja de papel.
APROVECHAR LA OPORTUNIDAD
La ocurrencia de minutos al menudeo adopta innumerables formas y usted debe ser capaz de identificarlas para impedir que la oportunidad se le vaya de la mano. A continuación se presenta una relación de las más típicas, el resto deberá descubrirla por su cuenta pues se relacionan más bien con las condiciones específicas de cada cual.
Viajes
Es una fuente importante de minutos al menudeo. Las posibilidades son muchas, aquí sólo van algunas. Si viaja en auto con chofer puede disponer hasta de horas completas en dependencia de lo largo del viaje. Si es por avión tendrá oportunidades en el trayecto al aeropuerto, la espera allí, la demora en la salida, el viaje mismo, los cambios de avión en vuelos internacionales, etcétera.
En los viajes fuera de la localidad tendrá posiblemente otras oportunidades, con la ventaja adicional de que está menos sujeto a interrupciones que en su lugar habitual de trabajo.
Reuniones
Es lamentable, pero muchas de ellas empiezan tarde y ese es tiempo aprovechable. Otras veces la reunión tiene ocho puntos pero usted sólo tiene que ver con el cinco. Si a pesar de ello tiene que quedarse desde el principio hasta el final, ¿por qué no aprovechar el tiempo de los siete puntos restantes en vez de amargarse o hacer palotes en una hoja en blanco?
Puede ser que la reunión en que se encuentra se descontroló, se salió de su objetivo y usted no puede hacer nada pues el conductor está en la luna. ¿No habría también su tiempito?
A lo mejor lo enviaron a una reunión absurda en la que el único valor es el del tiempo que se pierde. No lo pierda usted.
Teléfono
Parece que no fuera así pero es también un proveedor de minutos al menudeo. Le puedo recordar la entrevista que a manera de ejemplo cité al inicio del artículo, pero hay otras más. Por ejemplo, el tiempo que media entre cuando colgó el teléfono al que usted llamaba pues sonaba ocupado y la acción de volver a teclear el numero, o aquel personaje que nos dice “cuelga que enseguida te llamo” y usted se pone a esperar hasta que suena el timbre.
Interrupciones ajenas
Capitalice las interrupciones que reciba su interlocutor. Por ejemplo, usted está despachando con alguien pero este tiene de pronto que atender una larga llamada, recibir un visitante inesperado, ir a ver a su jefe que lo llamó o salir a hacer una consulta en relación con lo que está conversando. En cualquiera de estos casos usted se queda en el aire. Aproveche esos minutos, se los están regalando.
La computadora
Creada para hacer las cosas más fáciles y rápidas son también una fuente de minutos sueltos que se pierden irremediablemente. Por ejemplo cuando usted está haciendo búsquedas en Internet, la demora entre bajar un material y que aparezca en pantalla, para entonces proceder a bajar otro, resulta a veces demasiado largo para nuestra paciencia y aunque no sea mucho, si durante la mañana bajó 20 materiales, la espera entre unos y otros le puede sumar varios minutos.
Otras demoras puede deberse a sistemas en redes de poca velocidad en los cuales la espera para las respuestas se hace notable. No faltaría comentar además esos programas enormes o libros completos de ocho o diez megas que usted decide bajar, incluso con un acelerador y que se demoran diez o quince minutos en “aterrizar”.
Intervalos y suspensiones
Entre una actividad y la que le sigue aparecen a veces pequeños intervalos de tiempo que nadie puede prever y que son aprovechables, sobre todo para asuntos que pueden resolverse con rapidez.
Por otra parte, a veces se producen interrupciones que lo toman de sorpresa y no sabe cómo emplear esa media hora que de pronto ponen en sus manos. Tenga en cuenta también esta posibilidad.
Demoras en general
Es una fuente importante, no tanto por su duración como por su frecuencia. Fue a recoger el celular que dejó reparando y le dicen que se siente y espere un rato, fue a hacer una gestión en una oficina estatal y le dan el turno cuarenta y tres (van por el ocho), tiene un despacho con su jefe y éste no ha terminado con el anterior, el ómnibus que lo recoge para llevarlo al trabajo viene hoy con atraso, etc. Son realmente unos cuantos.
Esperas que no son demoras
Hay otras fuentes que no son demoras, ni interrupciones, ni colas, ni nada anormal. Son simplemente esperas de carácter natural como la que le corresponde hacer mientras le preparan la jarra de flores que compró para el aniversario, le friegan el carro, le arreglan el pelo en la peluquería o le reparan la cocina.
TENER EN QUÉ EMPLEARLOS
Después que usted aprendió a descubrir los minutos sueltos aprovechables, no puede hacer nada si no dispone de asuntos en qué emplearlos. Las posibilidades son infinitas tanto de orden laboral como personal (la elección es suya). A continuación una guía mínima de actividades que puede ejecutar durante los minutos al menudeo.
Leer
Muy socorrida pues no requiere medios especiales. Tenga a mano revistas, artículos sueltos, folletos técnicos, informes pendientes de revisión, correspondencia por leer, libros, etcétera. No tiene que llevarse las revistas completas, una fotocopiadora le permite cargar sólo con lo que le interesa leer.
Si sale de su oficina (generalmente es ahí cuando se presentan los minutos sueltos) tenga en su portafolio una selección de materiales para leer y se asombrará de lo rápido y bien que lee en esos minutos, alejado de su ambiente regular.
Escribir
Requiere un poquito más de condiciones pero no muchas. Puede responder a cartas de trabajo o personales, informes, libros (más del 50 % de mis publicaciones se han escrito en minutos al menudeo), síntesis de una reunión, listas de chequeo, etcétera. Si dispone de una grabadora de mano aproveche para dictar y crearle trabajo a la secretaria.
Si tiene una computadora portátil, no sólo puede escribir cosas sencillas, sino preparar tablas complejas, consultar la base de datos, elaborar informes completos, preparar una presentación para la próxima junta e incluso enviar cualquiera de ellos por fax o correo electrónico al destinatario.
Planear
Puede preparar el proyecto de ejecución de una tarea, definir los pasos a seguir para ejecutar algo, establecer la forma en que va a organizar cierta reunión importante, delinear el esqueleto del informe que tiene que escribir, revisar su lista de tareas y hacer ajustes en las prioridades, etc. Tenga a mano datos o elementos que le permitan hacer algunas de estas cosas.
Vaciar memoria
Hemos tomado prestado este término del campo de la informática. "Descargue" ideas, iniciativas o sueños en una hojita de papel o en un "atrapador de ideas", para que no se le olviden. Anote sin ninguna organización cosas de las que se acuerda de pronto y que son candidatas a su lista de tareas.
Esboce el nuevo proyecto de atención de enfermería en ha estado pensando o redacte algunas bases elementales para la estrategia que va a proponer en la próxima reunión del ejecutivo u organice los puntos que va a tratar en su conferencia de fin de año.
Haga una auto tormenta de ideas sobre un asunto de interés. Atrape en general lo que su mente produce, sobre todo si usted es del tipo creativo.
Liquidar la menudencia
Si tiene tareas del tipo que requieren muy poco tiempo para su ejecución y que a usted le conviene o necesita hacer, téngalas disponibles. Pueden ser llamadas telefónicas, contestar un cuestionario, firmar circulares y en general todo lo que quepa en los espacios de tiempo de menor tamaño.
Cambiar el método
A veces la táctica consiste en eliminar el mencionado “menudeo”. Por ejemplo, si usted está bajando muchos materiales de Internet mediante un navegador, una técnica consiste en bajarlos cada uno “en una nueva ventana”, minimizar esta y hacer lo mismo con todos los siguientes. De esta forma, el sistema está abriendo a la vez sucesivamente varios de dichos trabajos y cuando usted ordena minimizar la ventana del último, es muy probable que los dos o tres primeros ya estén listos para ser leídos, grabados o impresos según usted desee.
En el caso del teléfono, si tiene secretaria o auxiliar haga todas sus llamadas mediante ellos y pídales que sólo se la pasen cuando el interlocutor adecuado esté en línea. La otra idea es hacer la llamadas por bloques, es decir acumularlas para un momento determinado, organizar una lista en borrador con los números y los puntos y de esta forma reducir los baches entre llamadas y esperas.
Aprovechar la simultaneidad
Otra posibilidad, también en relación con la computadora, es aprovechar su capacidad para la multitarea. Por ejemplo, usted está bajando un libro de 350 páginas sobre Tablero de Comando lo cual le tomará uno cinco o diez minutos al menos. Mientras tanto, usted puede trabajar en la misma computadora. haciendo una tabla en una hoja de cálculo, redactando varias cartas para sus corresponsales o completando la presentación que dejó pendiente el día anterior. Debo ahora comentar que en materia de simultaneidad, los registros mundiales corresponde a las amas de casa, que son capaces de hacer múltiples cosas a la vez y hacerlas bien. Obsérvenlas y me dará la razón.
DISPONER DE LOS MEDIOS
Si hay el tiempo y el objeto en qué emplearlo, pero carece de los instrumentos mínimos para ello no podrá completar el ciclo. Esto es particularmente importante para cuando se encuentra fuera de su puesto de trabajo, por lo cual es recomendable que disponga de una base mínima de trabajo en su portafolio. Hay instrumentos imprescindibles y otros deseables, todo depende de sus posibilidades y del tipo de trabajo que realiza.
La lista que sigue a continuación va desde lo más sencillo hasta lo más exquisito. Todo lo incluido es útil, pero no tiene que tenerlo todo.
* Papel para escribir, hojitas de notas, presillas, minipresilladora
* Lápices o portaminas, bolígrafos, repuestos, sacapuntas, goma de borrar
* Libreta de teléfonos
* Lista de asuntos pendientes
* Atrapador de ideas (pequeña libreta de bolsillo)
* Calculadora portátil
* Computadora portátil.
BALANCE FINAL
Ya tiene ahí las ideas fundamentales. Le corresponde ahora ir creando reflejos condicionados que le permitan reaccionar positivamente ante los "minuticos" que se le aparezcan. Tenga a mano tareas que atender y medios para ejecutarlas. Ahora todo depende de usted.
Tomado de: Orlando Carnota Lauzán
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Caos o gestión del tiempo
Si existe algo que debemos apreciar en nuestro trabajo es el tiempo. Apreciarlo, por su importancia y porque su incorrecta gestión, puede influir negativamente en la toma de decisiones, en el trabajo realizado, en abordar nuevos asuntos y en definitiva, en la marcha global de la empresa.
El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario (¿Quién no ha ido en alguna ocasión al dentista?).
Es, en apariencia, una variable que no podemos modificar. No podemos, alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo, podemos controlarlo.
Seguro que cualquiera de nosotros conoce a personas excesivamente atareadas, cargadas de trabajo que exclaman una y otra vez "no tengo tiempo", "me faltan horas" y expresiones parecidas.
¿Es el tiempo el que nos controla o podemos controlarlo nosotros a él? Esa es la cuestión que cualquier directivo debería plantearse.
Son muchos los autores y expertos que han escrito sobre este tema. Y la mayoría suelen coincidir en destacar que la incorrecta gestión del tiempo se debe entre otros factores a:
* La inexistencia de objetivos previamente definidos. O teoría a salto de mata.
* No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
* La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.
* Negación de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.
* La insuficiente delegación de tareas.
* Exceso de información para analizar. O información desordenada, imprecisa o tardía.
Evidentemente se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, en primer lugar, determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes entendemos aquéllas tareas que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, a los objetivos, a los costes o a los ingresos.
Una vez establecidos los objetivos, comenzaremos por dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces se suele asignar un tiempo máximo para cada actividad con la finalidad de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiado importante, restando tiempo a otras que sí lo son.
Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas. Eliminar la posibilidad de que nos puedan importunar con visitas no previstas o reuniones mal planificadas, con hora de inicio pero sin hora de salida.
Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma podremos tener siempre preparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada. Ser nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo. No dejar que sean otros los que lo hagan. Evidentemente siempre y cuando nuestro puesto y cargo nos lo permita.
Aprender a utilizar correctamente el uso del teléfono. Tanto cuando efectuamos llamadas como cuando las recibimos. Establecer filtros de llamadas y visitas mediante nuestra/o secretaria/o.
Agrupar acciones o asuntos que puedan tener cierta relación entre sí. Podemos de esta forma aumentar nuestra concentración en ciertas tareas y evitar, por tanto, la dispersión. (Ley de Carlson: "Toda actividad interrumpida, es menos eficaz y consume mas tiempo que si se realiza de manera continua").
Por lo tanto, el tiempo es relativo, como también lo es el uso que hacemos de él en nuestro trabajo. Algunas tareas que consideramos muy urgentes o importantes a veces no lo son tanto (de nuevo la "relatividad") y debemos aprender a identificarlas.
Se dice, que generalmente tan sólo el 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de resultados. El resto, suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones y en definitiva desorden.
Hacer cada cosa a su tiempo, no hacer mas de una cosa a la vez y por supuesto, hacerlo bien.
Y ustedes me disculparan, pero ya han pasado los 25 minutos que tenia programados para escribir este articulo.
Tomado de: Miguel Angel Aguirre
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El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario (¿Quién no ha ido en alguna ocasión al dentista?).
Es, en apariencia, una variable que no podemos modificar. No podemos, alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo, podemos controlarlo.
Seguro que cualquiera de nosotros conoce a personas excesivamente atareadas, cargadas de trabajo que exclaman una y otra vez "no tengo tiempo", "me faltan horas" y expresiones parecidas.
¿Es el tiempo el que nos controla o podemos controlarlo nosotros a él? Esa es la cuestión que cualquier directivo debería plantearse.
Son muchos los autores y expertos que han escrito sobre este tema. Y la mayoría suelen coincidir en destacar que la incorrecta gestión del tiempo se debe entre otros factores a:
* La inexistencia de objetivos previamente definidos. O teoría a salto de mata.
* No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
* La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.
* Negación de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.
* La insuficiente delegación de tareas.
* Exceso de información para analizar. O información desordenada, imprecisa o tardía.
Evidentemente se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, en primer lugar, determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes entendemos aquéllas tareas que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, a los objetivos, a los costes o a los ingresos.
Una vez establecidos los objetivos, comenzaremos por dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces se suele asignar un tiempo máximo para cada actividad con la finalidad de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiado importante, restando tiempo a otras que sí lo son.
Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas. Eliminar la posibilidad de que nos puedan importunar con visitas no previstas o reuniones mal planificadas, con hora de inicio pero sin hora de salida.
Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma podremos tener siempre preparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada. Ser nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo. No dejar que sean otros los que lo hagan. Evidentemente siempre y cuando nuestro puesto y cargo nos lo permita.
Aprender a utilizar correctamente el uso del teléfono. Tanto cuando efectuamos llamadas como cuando las recibimos. Establecer filtros de llamadas y visitas mediante nuestra/o secretaria/o.
Agrupar acciones o asuntos que puedan tener cierta relación entre sí. Podemos de esta forma aumentar nuestra concentración en ciertas tareas y evitar, por tanto, la dispersión. (Ley de Carlson: "Toda actividad interrumpida, es menos eficaz y consume mas tiempo que si se realiza de manera continua").
Por lo tanto, el tiempo es relativo, como también lo es el uso que hacemos de él en nuestro trabajo. Algunas tareas que consideramos muy urgentes o importantes a veces no lo son tanto (de nuevo la "relatividad") y debemos aprender a identificarlas.
Se dice, que generalmente tan sólo el 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de resultados. El resto, suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones y en definitiva desorden.
Hacer cada cosa a su tiempo, no hacer mas de una cosa a la vez y por supuesto, hacerlo bien.
Y ustedes me disculparan, pero ya han pasado los 25 minutos que tenia programados para escribir este articulo.
Tomado de: Miguel Angel Aguirre
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En busca de el tiempo perdido
Hoy en día, un hombre de negocios puede ir en unos pocos segundos a diferentes partes del hemisferio; y, si lo desea repetir este viaje cuantas veces uno lo desee.
Antiguamente para dar esta vuelta a la tierra se tenía que utilizar una cápsula espacial…ahora gracias a la Internet, tardamos menos de lo que se tardaba en abordar esta cápsula.
Toca a nosotros los que trabajamos en el mundo de las ventas emplear con largueza esos modernos medios de comunicación.
Nuestra vida es una larga carrera contra reloj y, inigualdad de condiciones, cuanto mas contacto tenemos con clientes y prospectos de clientes, más probabilidades tenemos de cerrar ventas.
Utilicemos el avión, el auto…cuando estos medios resulten más rápidos y mas económico que un ciber contacto (dudo que así sea). Pero tratemos también de ganar tiempo actuando sobre nosotros mismos.
Quiero en este artículo proponerles algunas líneas de trabajo que les permitirán ganar tiempo, ese tiempo precioso que podemos pasar vendiendo ó aprovechando descansos bien merecidos.
Aprendamos a leer rápidamente y con mayor retención: Tenemos que absorber un cierto número relecturas profesionales aunque no sean sino el email que nos envía nuestra gerencia, parta prevenirnos sobre un cambio de precio, sobre las nuevas ofertas, etc. Muchas personas leen muy despacio, sin retener gran cosa de sus lecturas. Hay que ejercitarse en pruebas de lectura rápida (aunque les suene un poco como barrer para casa yo promuevo un curso relectura veloz muy efectivo). Cuando hayan realizado tales ejercicios, multiplicaran por dos o más su velocidad de lectura, reteniendo muchas más ideas de sus lecturas.
Aprender a redactar rápidamente y bien: A nosotros los vendedores no nos agrada escribir, por lo general. Debemos ser capaces de redactar de un modo claro y conciso un informe que explique por ejemplo la acción de la competencia en nuestra zona, o también el medio para satisfacer a un cliente saludándole o felicitándole.
Aprender a asimilar las decepciones: Un vendedor a domicilio aguanta los rechazos mal humorados de amas de casa, en muchos casos resulta excepcional obtener más de un pedido de cada tres visitas. Ello supone desde ya tres fracasos.
El tiempo que meditamos una decepción se pierde enteramente para el trabajo ¿Cuánto tiempo necesitamos para olvidar ese mal momento?
Aprendamos a reponernos rápidamente de una ofensa: hemos recibido la devolución de camisas acompañadas de una carta de uno de nuestros clientes, en la que nos: Estimado, amigo el precio de sus camisas es muy bueno pero la calidad de estas no convence a nuestros compradores y dudo de verdad que usted use estas camisas por que en realidad dudo que sean de su agrado (son feas). ¿Cuanto tiempo, perdemos tratando de redactar una carta de justificación? ¿Cuánto tiempo, perdemos en renegar contra esa injustificada excusa de nuestro cliente?
Aprendamos a descansar deprisa: El tiempo que se trabaja estando cansados se pierde casi por completo. Usemos métodos de relajación que permitan recuperar rápidamente nuestra energía.
Entrenemos también en dormir rápidamente y recuperar con igual rapidez nuestra facultad de atención y de trabajo tan pronto estamos despiertos.
Aprendamos a inspirar rápidamente confianza: Abordamos a un nuevo cliente ¿Cuánto tiempo requerirá el que nos de su simpatía y confianza?
Aprendamos a cerrar rápidamente una venta: Se dicen muchas cosas del cierre rápido de trato que se confunde con la venta por presión, pero cuando un vendedor esta convencido del valor de su producto, de los servicios que prestara a su eventual cliente, debe tener prisa por vender. Y cabe aprender a cerrar el trato pronto y con suavidad.
Esperando mis queridos colegas que este articulo sea de su utilidad y dediquemos un tiempo a la búsqueda del tiempo perdido para así vender más rápidamente y aprovechar más de la vida.
Tomado de: Gabriel Ojeda Reyes
http://www.degerencia.com
Antiguamente para dar esta vuelta a la tierra se tenía que utilizar una cápsula espacial…ahora gracias a la Internet, tardamos menos de lo que se tardaba en abordar esta cápsula.
Toca a nosotros los que trabajamos en el mundo de las ventas emplear con largueza esos modernos medios de comunicación.
Nuestra vida es una larga carrera contra reloj y, inigualdad de condiciones, cuanto mas contacto tenemos con clientes y prospectos de clientes, más probabilidades tenemos de cerrar ventas.
Utilicemos el avión, el auto…cuando estos medios resulten más rápidos y mas económico que un ciber contacto (dudo que así sea). Pero tratemos también de ganar tiempo actuando sobre nosotros mismos.
Quiero en este artículo proponerles algunas líneas de trabajo que les permitirán ganar tiempo, ese tiempo precioso que podemos pasar vendiendo ó aprovechando descansos bien merecidos.
Aprendamos a leer rápidamente y con mayor retención: Tenemos que absorber un cierto número relecturas profesionales aunque no sean sino el email que nos envía nuestra gerencia, parta prevenirnos sobre un cambio de precio, sobre las nuevas ofertas, etc. Muchas personas leen muy despacio, sin retener gran cosa de sus lecturas. Hay que ejercitarse en pruebas de lectura rápida (aunque les suene un poco como barrer para casa yo promuevo un curso relectura veloz muy efectivo). Cuando hayan realizado tales ejercicios, multiplicaran por dos o más su velocidad de lectura, reteniendo muchas más ideas de sus lecturas.
Aprender a redactar rápidamente y bien: A nosotros los vendedores no nos agrada escribir, por lo general. Debemos ser capaces de redactar de un modo claro y conciso un informe que explique por ejemplo la acción de la competencia en nuestra zona, o también el medio para satisfacer a un cliente saludándole o felicitándole.
Aprender a asimilar las decepciones: Un vendedor a domicilio aguanta los rechazos mal humorados de amas de casa, en muchos casos resulta excepcional obtener más de un pedido de cada tres visitas. Ello supone desde ya tres fracasos.
El tiempo que meditamos una decepción se pierde enteramente para el trabajo ¿Cuánto tiempo necesitamos para olvidar ese mal momento?
Aprendamos a reponernos rápidamente de una ofensa: hemos recibido la devolución de camisas acompañadas de una carta de uno de nuestros clientes, en la que nos: Estimado, amigo el precio de sus camisas es muy bueno pero la calidad de estas no convence a nuestros compradores y dudo de verdad que usted use estas camisas por que en realidad dudo que sean de su agrado (son feas). ¿Cuanto tiempo, perdemos tratando de redactar una carta de justificación? ¿Cuánto tiempo, perdemos en renegar contra esa injustificada excusa de nuestro cliente?
Aprendamos a descansar deprisa: El tiempo que se trabaja estando cansados se pierde casi por completo. Usemos métodos de relajación que permitan recuperar rápidamente nuestra energía.
Entrenemos también en dormir rápidamente y recuperar con igual rapidez nuestra facultad de atención y de trabajo tan pronto estamos despiertos.
Aprendamos a inspirar rápidamente confianza: Abordamos a un nuevo cliente ¿Cuánto tiempo requerirá el que nos de su simpatía y confianza?
Aprendamos a cerrar rápidamente una venta: Se dicen muchas cosas del cierre rápido de trato que se confunde con la venta por presión, pero cuando un vendedor esta convencido del valor de su producto, de los servicios que prestara a su eventual cliente, debe tener prisa por vender. Y cabe aprender a cerrar el trato pronto y con suavidad.
Esperando mis queridos colegas que este articulo sea de su utilidad y dediquemos un tiempo a la búsqueda del tiempo perdido para así vender más rápidamente y aprovechar más de la vida.
Tomado de: Gabriel Ojeda Reyes
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Administracion del tiempo, es esto posible?
Mucho se ha escrito sobre este tema, sin embargo quiero abordar una breve reflexión orientada a la importancia que cada gerente debe dar al manejo de este recurso no renovable, especialmente en estas épocas de cambio y transformación.
Como sabemos, el tiempo como tal no es administrable, es una categoría del conocimiento como dice E. Kant, y en su estructura es igual para todos; los años, meses, semanas, días, horas, etc.. de suerte que todos disponemos del mismo recurso y en las mismas condiciones, la diferencia está en la manera como nos organizamos para aprovechar al máximo y con los mejores resultados, las acciones que realizamos en ese tiempo.
La gestion gerencial implica la capacidad de planear adecuadamente las diferentes actividades que realizamos y definir los recursos y personas que dedicaremos para que su resultado sea positivo y de impacto. En este sentido el tiempo es uno de esos recursos y la capacidad de administrarnos en él determinará la efectividad frente a las tareas encomendadas.
No son pocas las ocasiones en que al finalizar el día nos sorprendemos con una sensación de insatisfacción e incluso frustración porque no alcanzamos a terminar, y en ocasiones iniciar, los diferentes compromisos que teníamos en nuestra agenda. Al hacer una revisión de lo realizado nos encontramos seguramente con algunos o varios de los siguientes elementos:
Dedicamos mucho tiempo a:
1. Atender cosas de poca importancia para el negocio.
2. Atender o realizar llamadas que no terminaron en nada.
3. Resolver problemas ajenos a nuestra competencia.
4. Repetir tareas que ya otro hizo.
5. Asistir a reuniones donde nuestra participación no era necesaria o no se manejo adecuadamente la agenda.
6. Las interrupciones que no eran de importancia
7. etc.
Otra evidencia de una mala administración en el tiempo es cuando reconocemos que lo urgente le roba tiempo a lo importante y es casi seguro que lo importante tiene mas impacto ya que por lo general (A menos que sea un acontecimiento repentino e inesperado) las urgencias son producto de la falta de planeación o de una adecuada delegación.
Otro tema tiene que ver con el manejo de las agendas y la autonomía que sobre ellas tenemos, me refiero específicamente cuando somos controlados por situaciones que no podemos administrar, tal como las reuniones, visitas de negocios y demás eventos que son programados y donde somos incluidos sin avisar. Quizá esta situación sea justificable por el cargo que desempeñáramos, pero aún así es nuestra responsabilidad entender el alcance del tiempo que estamos dedicando a estas actividades y su impacto en los resultados que se esperan de nuestra gestión.
Este punto merece especial reflexión cuando somos nosotros, como jefes, los que disponemos del tiempo de otros y no evaluamos el impacto en la productividad que tiene mantener un grupo de ejecutivos en una sala de juntas sin avanzar significativamente en los temas propuestos o simplemente haciendo que sus tareas y obligaciones se retrasen.
El tiempo, como se menciona antes, es un recurso no renovable, no es posible acumularlo ni guardarlo para utilizar después, por tanto su importancia radica en el uso que hacemos de él en los diferentes escenarios en los cuales transcurre nuestra vida y aquí vale la pena mencionar que la productividad en el manejo de nuestro tiempo no se refiere únicamente al ámbito laboral, implica también valorar las actividades que realizamos como parte de la familia y de la comunidad.
Permanentemente escuchamos que no importa la cantidad de tiempo sino la calidad del mismo que dedicamos a lo que hacemos, esto es, a mi modo de ver, parcialmente cierto ya que la calidad va asociada a la cantidad de tiempo que dediquemos a:
1. Planear nuestras acciones y tareas laborales y personales
2. Escuchar a las personas que nos rodean y nos interesan
3. Acompañar a nuestra familia
4. Crear vínculos de unión y respeto con nuestros compañeros.
5. Evaluar los resultados de nuestro trabajo y comportamiento.
6. Descansar y relajar nuestro cuerpo y espíritu
7. Leer y actualizarnos profesionalmente
8. etc.
Finalmente, sabiendo que son muchos los temas que se quedan sin abordar, quiero invitarlos para que reconozcamos que son muchas las razones que tenemos para hacer un pare en nuestra rutina diaria y establecer un modelo de gestión sobre la mejor manera de administrarnos en el tiempo que vivimos.
Tomado de: Jose Manuel Vecino
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Como sabemos, el tiempo como tal no es administrable, es una categoría del conocimiento como dice E. Kant, y en su estructura es igual para todos; los años, meses, semanas, días, horas, etc.. de suerte que todos disponemos del mismo recurso y en las mismas condiciones, la diferencia está en la manera como nos organizamos para aprovechar al máximo y con los mejores resultados, las acciones que realizamos en ese tiempo.
La gestion gerencial implica la capacidad de planear adecuadamente las diferentes actividades que realizamos y definir los recursos y personas que dedicaremos para que su resultado sea positivo y de impacto. En este sentido el tiempo es uno de esos recursos y la capacidad de administrarnos en él determinará la efectividad frente a las tareas encomendadas.
No son pocas las ocasiones en que al finalizar el día nos sorprendemos con una sensación de insatisfacción e incluso frustración porque no alcanzamos a terminar, y en ocasiones iniciar, los diferentes compromisos que teníamos en nuestra agenda. Al hacer una revisión de lo realizado nos encontramos seguramente con algunos o varios de los siguientes elementos:
Dedicamos mucho tiempo a:
1. Atender cosas de poca importancia para el negocio.
2. Atender o realizar llamadas que no terminaron en nada.
3. Resolver problemas ajenos a nuestra competencia.
4. Repetir tareas que ya otro hizo.
5. Asistir a reuniones donde nuestra participación no era necesaria o no se manejo adecuadamente la agenda.
6. Las interrupciones que no eran de importancia
7. etc.
Otra evidencia de una mala administración en el tiempo es cuando reconocemos que lo urgente le roba tiempo a lo importante y es casi seguro que lo importante tiene mas impacto ya que por lo general (A menos que sea un acontecimiento repentino e inesperado) las urgencias son producto de la falta de planeación o de una adecuada delegación.
Otro tema tiene que ver con el manejo de las agendas y la autonomía que sobre ellas tenemos, me refiero específicamente cuando somos controlados por situaciones que no podemos administrar, tal como las reuniones, visitas de negocios y demás eventos que son programados y donde somos incluidos sin avisar. Quizá esta situación sea justificable por el cargo que desempeñáramos, pero aún así es nuestra responsabilidad entender el alcance del tiempo que estamos dedicando a estas actividades y su impacto en los resultados que se esperan de nuestra gestión.
Este punto merece especial reflexión cuando somos nosotros, como jefes, los que disponemos del tiempo de otros y no evaluamos el impacto en la productividad que tiene mantener un grupo de ejecutivos en una sala de juntas sin avanzar significativamente en los temas propuestos o simplemente haciendo que sus tareas y obligaciones se retrasen.
El tiempo, como se menciona antes, es un recurso no renovable, no es posible acumularlo ni guardarlo para utilizar después, por tanto su importancia radica en el uso que hacemos de él en los diferentes escenarios en los cuales transcurre nuestra vida y aquí vale la pena mencionar que la productividad en el manejo de nuestro tiempo no se refiere únicamente al ámbito laboral, implica también valorar las actividades que realizamos como parte de la familia y de la comunidad.
Permanentemente escuchamos que no importa la cantidad de tiempo sino la calidad del mismo que dedicamos a lo que hacemos, esto es, a mi modo de ver, parcialmente cierto ya que la calidad va asociada a la cantidad de tiempo que dediquemos a:
1. Planear nuestras acciones y tareas laborales y personales
2. Escuchar a las personas que nos rodean y nos interesan
3. Acompañar a nuestra familia
4. Crear vínculos de unión y respeto con nuestros compañeros.
5. Evaluar los resultados de nuestro trabajo y comportamiento.
6. Descansar y relajar nuestro cuerpo y espíritu
7. Leer y actualizarnos profesionalmente
8. etc.
Finalmente, sabiendo que son muchos los temas que se quedan sin abordar, quiero invitarlos para que reconozcamos que son muchas las razones que tenemos para hacer un pare en nuestra rutina diaria y establecer un modelo de gestión sobre la mejor manera de administrarnos en el tiempo que vivimos.
Tomado de: Jose Manuel Vecino
http://www.degerencia.com
viernes, 19 de septiembre de 2008
3 principios para aprovechar el tiempo
La buena noticia? Aún no leí ningún ensayo científico que dijera que el no manejarse en forma efectiva - o no asignar en forma apropiada el tiempo a las actividades que elegimos - estuviera inserto en nuestro ADN! Por lo tanto, se puede aprender y de hecho están en todo tu derecho de hacerlo. No es tan difícil! Han aprendido cosas más complicadas en el pasado. Por supuesto, lo pasado ya fue, pero hay mucho por delante y mejor que se organicen:
Estos son los 3 puntos que sirven (y como siempre, me sirven) para aprovechar el tiempo y acostarse por la noche con la sensación de que cada día, valió la pena:
1. Eres miembro de la TRIPULACION que comanda tu vida. Imagina que te asignaron una vida de 85 años y eres responsable por lograr que llegue a destino. Esa es tu Misión. En el transcurso debes ser capaz de lograr cuantas más cosas puedas, por ejemplo, conocer 10 ciudades, tener 5 amigos ‘de aquellos’, leer 20 libros, escribir algo para dejar a los demás, destacarte en lo que desees, etc. Cuando llegues a esos 80 debes ser capaz de ver hacia atrás con orgullo y satisfacción y sentir que lograste mucho, y que gran parte de eso benefició a otros. Que parte de la calidad de vida de ellos se debió a ti. Y que tu habilidad para manejarte le dio a ellos buena parte de tu tiempo. Eso es lo que te dará fuerza para hacer lo que quieras hacer y perseguir con pasión e inteligencia lo que quieras lograr. Este es el ‘PORQUÉ’ deberías administrar tu vida.
2. Conoce, revisa, reordena, tus PRIORIDADES. Si aún no lo has hecho, tómate un tiempo para definir cuáles son las 5/10 cosas en las que quieres involucrarte (verás que el ‘tiempo’ estará contigo, sin necesidad que lo administres, controles, etc!). Cuando las tengas ranqueadas, verás que será más fácil dejarte fluir día a día, ya que ahora vivirás de acuerdo a tus prioridades-de-vida.
3. Aprende a decir NO (con una sonrisa en tu cara) y consigue una agenda: Ve ya mismo al espejo del baño (o refléjate en el monitor de tu PC) y practica el decir NO con una sonrisa en tu cara. O hazlo mientras lees este artículo (pero que nadie te vea..te podrían declarar insano/a!). Y no sólo me refiero a soltar el NO a aquellos pedidos de terceros que consumen tu tiempo, me refiero a que te animes a decir NO a ciertas oportunidades que te presenta la vida que ponen en jaque tus valores y prioridades (aquellas que definiste en el paso 1). Aquí es donde la mayoría fallamos, en los dilemas. Decimos un SI que nos tormenta por el resto del día o semanas. Practica esta fórmula: el decir ‘ NO + disculpas formales + razón/es + opción/es’ ? ‘NO, discúlpame, ahora debo ir a xxxx; si quieres puedo ayudarte mañana con todo gusto’. Difícil, no? Es por eso que no lo decimos muy seguido, pero vale la pena intentarlo. Contabiliza el tiempo que ganas y lo que te produce por dentro.
Lo de la agenda es para que no robe tu tiempo cualquier cosa que surja y puedas cancelar cualquier amenaza que atente con tus prioridades de ese día; por supuesto, sé flexible, pero comprométete siempre con tus prioridades y los resultados que quieras lograr ese día. Observa que digo ‘resultados’, no ‘task list’, ya que muchas veces tildamos todo lo que teníamos que hacer en el día y aún así el sabor de vacío, que acompaña a las tareas intrascendentes, no se va...
Tomado de: http://www.degerencia.com
Estos son los 3 puntos que sirven (y como siempre, me sirven) para aprovechar el tiempo y acostarse por la noche con la sensación de que cada día, valió la pena:
1. Eres miembro de la TRIPULACION que comanda tu vida. Imagina que te asignaron una vida de 85 años y eres responsable por lograr que llegue a destino. Esa es tu Misión. En el transcurso debes ser capaz de lograr cuantas más cosas puedas, por ejemplo, conocer 10 ciudades, tener 5 amigos ‘de aquellos’, leer 20 libros, escribir algo para dejar a los demás, destacarte en lo que desees, etc. Cuando llegues a esos 80 debes ser capaz de ver hacia atrás con orgullo y satisfacción y sentir que lograste mucho, y que gran parte de eso benefició a otros. Que parte de la calidad de vida de ellos se debió a ti. Y que tu habilidad para manejarte le dio a ellos buena parte de tu tiempo. Eso es lo que te dará fuerza para hacer lo que quieras hacer y perseguir con pasión e inteligencia lo que quieras lograr. Este es el ‘PORQUÉ’ deberías administrar tu vida.
2. Conoce, revisa, reordena, tus PRIORIDADES. Si aún no lo has hecho, tómate un tiempo para definir cuáles son las 5/10 cosas en las que quieres involucrarte (verás que el ‘tiempo’ estará contigo, sin necesidad que lo administres, controles, etc!). Cuando las tengas ranqueadas, verás que será más fácil dejarte fluir día a día, ya que ahora vivirás de acuerdo a tus prioridades-de-vida.
3. Aprende a decir NO (con una sonrisa en tu cara) y consigue una agenda: Ve ya mismo al espejo del baño (o refléjate en el monitor de tu PC) y practica el decir NO con una sonrisa en tu cara. O hazlo mientras lees este artículo (pero que nadie te vea..te podrían declarar insano/a!). Y no sólo me refiero a soltar el NO a aquellos pedidos de terceros que consumen tu tiempo, me refiero a que te animes a decir NO a ciertas oportunidades que te presenta la vida que ponen en jaque tus valores y prioridades (aquellas que definiste en el paso 1). Aquí es donde la mayoría fallamos, en los dilemas. Decimos un SI que nos tormenta por el resto del día o semanas. Practica esta fórmula: el decir ‘ NO + disculpas formales + razón/es + opción/es’ ? ‘NO, discúlpame, ahora debo ir a xxxx; si quieres puedo ayudarte mañana con todo gusto’. Difícil, no? Es por eso que no lo decimos muy seguido, pero vale la pena intentarlo. Contabiliza el tiempo que ganas y lo que te produce por dentro.
Lo de la agenda es para que no robe tu tiempo cualquier cosa que surja y puedas cancelar cualquier amenaza que atente con tus prioridades de ese día; por supuesto, sé flexible, pero comprométete siempre con tus prioridades y los resultados que quieras lograr ese día. Observa que digo ‘resultados’, no ‘task list’, ya que muchas veces tildamos todo lo que teníamos que hacer en el día y aún así el sabor de vacío, que acompaña a las tareas intrascendentes, no se va...
Tomado de: http://www.degerencia.com
Cómo tener una vida más balanceada?
Resumen ejecutivo:
Quienes leemos continuamente textos y whitepapers de management vemos que hay una gran cantidad de libros que explican cómo y porqué todo se puede administrar – el TIEMPO (time management) sobretodo. Particularmente me suena como un intento maquiavélico de demostrar que uno puede y debe siempre estar en control. ¿En control de qué? Del tiempo? Si usted se presentara para trabajar como mi contador y me dijera que me administrará el tiempo, no lo contrato. No será muy soberbio pensar que uno puede llegar a hacerlo? He aprendido que hay cosas que no se pueden ni se debería intentar administrar o, mejor dicho, entiendo que hay una sola cosa que podemos administrar: a nosotros mismos. Déjeme contarle cómo.
“ Sólo confía en ti mismo y entonces sabrás como vivir” GOETHE
¿Alguien de ustedes se preguntó alguna vez cómo podría hacer para administrar mejor su tiempo?
Seguro que sí. Todos lo hicimos. El punto es si logramos algo luego de cuestionarnos eso o si sólo sirvió para traer a la luz nuestra tendencia de querer hacer ‘todo’ para ayer. O a nuestro hábito de hacer ‘nada de nada’. O a nuestra costumbre de hacer ‘todo’, pero... más adelante, en otro momento...
Les diré algo que los reconfortará: se estuvieron haciendo la pregunta equivocada. Por eso no encontraban la respuesta. ¿Qué quiero decir con esto? Que no está mal el querer organizarse, lo que no está bien, a mi entender, es querer ‘administrar’ el tiempo (ni la carrera, ni las relaciones), siendo éstos intangibles que por definición no se pueden administrar. ¿Conocen a alguien que haya invertido tiempo a una tasa conveniente y haya obtenido cinco minutos más para su día? ¿O alguien que haya administrado su tiempo y hubiera canjeado una hora de su día por una semana en un apart de Miami? Los presidentes, con tanto poder, ¿tienen acaso 26 horas para hacer todo lo importante que tienen que hacer o tienen los mismos 1440 minutos en el día que usted o yo?
Uno sólo puede administrarse a uno mismo y a sus actividades en relación a estos temas, elegir opciones y decidir en qué involucrarse. El tema no está en el tiempo, está en cada uno de nosotros. Si su foco lo pone en administrar el tiempo, perderá, automáticamente... más tiempo. Ahora, si el foco, en un nivel de pensamiento levemente superior fuera ‘cuáles son las razones por las cuales quiero organizar mi vida’, bueno, ya avanzamos algo. La motivación interna para alcanzar la respuesta lo/a predispondrá distinto/a.
Después de todo, la mayoría de nosotros sabemos realmente ‘cómo’ hacerlo, no? (o no sabe lo que tendría que hacer más y lo que tendría que dejar de hacer para tener más tiempo?) Y entonces, ¿por qué no lo hacemos? Bueno, les di mi secreto algunas oraciones hacia atrás: son dos verbos que le dan forma a su futuro, cada vez que los pronuncia, vive o ejecuta: elegir y decidir. Asegúrense que se les grabe el concepto: ‘sólo me puedo manejar a mi mismo y puedo elegir cómo voy a reaccionar en cada situación; entre la información que recibo del contexto y la decisión que tomo en consecuencia existe siempre un espacio de reflexión que define mi grandeza y le da forma a mi futuro’. No me crean, sino que les propongo que comiencen a experimentarlo y verán que cada vez se irán alejando más de esa sensación gris de frustración que acompaña al estado ‘fuera de control’ al que muchas veces elegimos (conscientemente o inconscientemente) ingresar y en el cual decidimos permanecer. (Frustración? es aquello que surge cuando hacemos o nos involucramos en algo que no es una prioridad o no forma parte de nuestros valores y hace que nos recriminemos – a cada minuto que lo estamos haciendo - al punto de querer patearnos por habernos puesto a nosotros mismos en esa situación).
Tomado de: http://www.degerencia.com
Quienes leemos continuamente textos y whitepapers de management vemos que hay una gran cantidad de libros que explican cómo y porqué todo se puede administrar – el TIEMPO (time management) sobretodo. Particularmente me suena como un intento maquiavélico de demostrar que uno puede y debe siempre estar en control. ¿En control de qué? Del tiempo? Si usted se presentara para trabajar como mi contador y me dijera que me administrará el tiempo, no lo contrato. No será muy soberbio pensar que uno puede llegar a hacerlo? He aprendido que hay cosas que no se pueden ni se debería intentar administrar o, mejor dicho, entiendo que hay una sola cosa que podemos administrar: a nosotros mismos. Déjeme contarle cómo.
“ Sólo confía en ti mismo y entonces sabrás como vivir” GOETHE
¿Alguien de ustedes se preguntó alguna vez cómo podría hacer para administrar mejor su tiempo?
Seguro que sí. Todos lo hicimos. El punto es si logramos algo luego de cuestionarnos eso o si sólo sirvió para traer a la luz nuestra tendencia de querer hacer ‘todo’ para ayer. O a nuestro hábito de hacer ‘nada de nada’. O a nuestra costumbre de hacer ‘todo’, pero... más adelante, en otro momento...
Les diré algo que los reconfortará: se estuvieron haciendo la pregunta equivocada. Por eso no encontraban la respuesta. ¿Qué quiero decir con esto? Que no está mal el querer organizarse, lo que no está bien, a mi entender, es querer ‘administrar’ el tiempo (ni la carrera, ni las relaciones), siendo éstos intangibles que por definición no se pueden administrar. ¿Conocen a alguien que haya invertido tiempo a una tasa conveniente y haya obtenido cinco minutos más para su día? ¿O alguien que haya administrado su tiempo y hubiera canjeado una hora de su día por una semana en un apart de Miami? Los presidentes, con tanto poder, ¿tienen acaso 26 horas para hacer todo lo importante que tienen que hacer o tienen los mismos 1440 minutos en el día que usted o yo?
Uno sólo puede administrarse a uno mismo y a sus actividades en relación a estos temas, elegir opciones y decidir en qué involucrarse. El tema no está en el tiempo, está en cada uno de nosotros. Si su foco lo pone en administrar el tiempo, perderá, automáticamente... más tiempo. Ahora, si el foco, en un nivel de pensamiento levemente superior fuera ‘cuáles son las razones por las cuales quiero organizar mi vida’, bueno, ya avanzamos algo. La motivación interna para alcanzar la respuesta lo/a predispondrá distinto/a.
Después de todo, la mayoría de nosotros sabemos realmente ‘cómo’ hacerlo, no? (o no sabe lo que tendría que hacer más y lo que tendría que dejar de hacer para tener más tiempo?) Y entonces, ¿por qué no lo hacemos? Bueno, les di mi secreto algunas oraciones hacia atrás: son dos verbos que le dan forma a su futuro, cada vez que los pronuncia, vive o ejecuta: elegir y decidir. Asegúrense que se les grabe el concepto: ‘sólo me puedo manejar a mi mismo y puedo elegir cómo voy a reaccionar en cada situación; entre la información que recibo del contexto y la decisión que tomo en consecuencia existe siempre un espacio de reflexión que define mi grandeza y le da forma a mi futuro’. No me crean, sino que les propongo que comiencen a experimentarlo y verán que cada vez se irán alejando más de esa sensación gris de frustración que acompaña al estado ‘fuera de control’ al que muchas veces elegimos (conscientemente o inconscientemente) ingresar y en el cual decidimos permanecer. (Frustración? es aquello que surge cuando hacemos o nos involucramos en algo que no es una prioridad o no forma parte de nuestros valores y hace que nos recriminemos – a cada minuto que lo estamos haciendo - al punto de querer patearnos por habernos puesto a nosotros mismos en esa situación).
Tomado de: http://www.degerencia.com
Administración de Tiempo en una Organización
En el caso de una organización, la administración del tiempo está centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cual trabajamos. En ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un plan que contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos objetivos, podremos utilizando la matriz, desenvolvernos en el cuadrante II que es la combinación de lo importante y no urgente. El problema en una organización son los ladrones del tiempo, aquellos que te quitan el tiempo y que no te permiten dedicarte a cumplir con tu plan.
Para enfrentar a los ladrones del tiempo les daré los siguientes consejos:
* Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo, difiriéndolo permanentemente.
* Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no puedo ir.
* Evitar distracciones. Muchas personas no saben evitar las distracciones, por que tienen la política de puertas abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.
* Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los trabajos, delegándoles los mismos una vez que se encuentren preparadas.
* Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus compañeros de trabajo harán lo mismo con usted y le robarán tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.
* Elimine sentimientos inútiles. Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo las preocupaciones son sentimientos que no ayudan a nada, por que nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que vendrá de acá a dos semanas, o los sentimientos de culpa que es sentirnos mal por algo que ya paso y que no lo podemos cambiar, desperdiciando en ambos casos el tiempo por que lo que hacemos no contribuye a nada.
* Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto.
* Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisión sólo hágalo y no convoque a una reunión, sólo convoque o acuda a una reunión si es verdaderamente necesario, cuando realice una reunión o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora de inicio y de termino.
* Maneje ordenadamente el despacho de papeles. Genere un sistema ordenado de archivo de documentos, ordene su despacho por fecha de ingreso y priorice rápidamente, una vez ordenado y priorizado resuélvalos inmediatamente. Ello implica que cuando revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajón para una próxima fecha, no apile los documentos por apilar.
* Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con su compañeros, es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de ganar ganar, sólo ingresar a conflictos cuando son por el bien de la organización.
* Haga un buen uso de los correos electrónicos. En la actualidad, revisar y responder correos electrónicos quinta mucho tiempo, es necesario filtrar los correos, yo recomiendo ser radical, en el trabajo sólo revisar y atender aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo, evite abrir o responder a cadenas o los famosos spam por que le quitarán tiempo y adicionalmente pueden contener virus afectando su computadora.
* Uso correcto del teléfono fijo y celular. Hay que hacer un correcto uso del teléfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean sólo de trabajo, difiriendo aquellas que no lo son para realizarlos en un horario fuera del trabajo.
* Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo un viaje de trabajo, siempre lleve una lectura de utilidad en su trabajo para aprovechar el trayecto.
Finalmente, les dejo como mensaje que de la forma como administren su tiempo dependerá el equilibrio en su vida y la contribución que realicen a sus organizaciones.
Tomado de: http://www.degerencia.com
Para enfrentar a los ladrones del tiempo les daré los siguientes consejos:
* Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo, difiriéndolo permanentemente.
* Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunión, conversar o tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitación pero no puedo ir.
* Evitar distracciones. Muchas personas no saben evitar las distracciones, por que tienen la política de puertas abiertas, es decir cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por teléfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atención a nuestro trabajo.
* Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien, subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los trabajos, delegándoles los mismos una vez que se encuentren preparadas.
* Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus compañeros de trabajo harán lo mismo con usted y le robarán tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los demás respetarán su tiempo.
* Elimine sentimientos inútiles. Elimine sentimientos que le quitan tiempo y no le generan valor, como son las preocupaciones, sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo las preocupaciones son sentimientos que no ayudan a nada, por que nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o ponernos nerviosos por un examen que vendrá de acá a dos semanas, o los sentimientos de culpa que es sentirnos mal por algo que ya paso y que no lo podemos cambiar, desperdiciando en ambos casos el tiempo por que lo que hacemos no contribuye a nada.
* Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto.
* Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una decisión sólo hágalo y no convoque a una reunión, sólo convoque o acuda a una reunión si es verdaderamente necesario, cuando realice una reunión o participe en una de ellas exija que se tenga una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora de inicio y de termino.
* Maneje ordenadamente el despacho de papeles. Genere un sistema ordenado de archivo de documentos, ordene su despacho por fecha de ingreso y priorice rápidamente, una vez ordenado y priorizado resuélvalos inmediatamente. Ello implica que cuando revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue, no guarde los papeles en su cajón para una próxima fecha, no apile los documentos por apilar.
* Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias que se tengan con su compañeros, es mejor solucionar los problemas buscando relaciones de ganar ganar, sólo ingresar a conflictos cuando son por el bien de la organización.
* Haga un buen uso de los correos electrónicos. En la actualidad, revisar y responder correos electrónicos quinta mucho tiempo, es necesario filtrar los correos, yo recomiendo ser radical, en el trabajo sólo revisar y atender aquellos que son del trabajo, dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario de trabajo, evite abrir o responder a cadenas o los famosos spam por que le quitarán tiempo y adicionalmente pueden contener virus afectando su computadora.
* Uso correcto del teléfono fijo y celular. Hay que hacer un correcto uso del teléfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean sólo de trabajo, difiriendo aquellas que no lo son para realizarlos en un horario fuera del trabajo.
* Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo un viaje de trabajo, siempre lleve una lectura de utilidad en su trabajo para aprovechar el trayecto.
Finalmente, les dejo como mensaje que de la forma como administren su tiempo dependerá el equilibrio en su vida y la contribución que realicen a sus organizaciones.
Tomado de: http://www.degerencia.com
Administración del Tiempo en nuestra vida.
Si hubiera un banco que te diera todos los días en la mañana 1440 monedas de oro y en la noche al final del día te quitará las monedas que no has usado, ¿que harías? Seguro que gastarías en el día hasta la última moneda.
Pues bien ese banco existe y se llama tiempo, cada día te entrega 1440 minutos y al final del día te quita los que no has usado, por lo tanto depende de ti como usas esas preciosas monedas llamadas tiempo.
Eso me lleva a una pregunta ¿que es el tiempo? La respuesta es que es un recurso que no se puede almacenar, no se puede reemplazar o no tiene sustitutos y por último no se puede dejar de consumir. Frente a esta realidad es necesario administrar este recurso correctamente, a eso le denominamos administración del tiempo.
La administración del tiempo es determinar como usamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible.
Para ello es necesario comenzar planteándose objetivos para nuestra vida, y los tres objetivos básicos que yo les recomiendo son: Salud, espiritualidad, felicidad y éxito.
En la medida que dediques el tiempo a estos tres objetivos lograrás un equilibrio en tu vida, que te permitirá crecer como persona, siendo un ejemplo para los demás.
La salud es el mantenerse en buen estado físico, para ello es necesario buena alimentación y realizar ejercicio físicos que permitan trabajar resistencia, flexibilidad y fuerza. El objetivo es cuidar el cuerpo que tenemos, logrando que este pueda durar más tiempo, ya que naturalmente por efectos del tiempo el cuerpo envejece y en ese proceso se va deteriorando llevándonos a la extinción de la vida.
La Felicidad es un estado de ánimo decidido por ti, es una elección que tiene que ver con tu mundo interno, es decir con aquello que tú puedes controlar como tu persona, tu inteligencia, tus habilidades, tus resultados, tus logros, tu vida, por lo tanto debemos poner nuestra felicidad en función a nuestro mundo interno, por que sólo así podremos tomar el control de la felicidad y ser felices. Lo contrario es poner la felicidad en función a tu mundo externo, es decir a aquellos que no controlas, como el estado de animo de tu jefes, agradarle a los demás, buscar que una chica que nos gusta nos quiera, etc., lo cual pondría en riesgo tu felicidad, por que le darías a otros esa decisión que te corresponde a ti.
Para ser felices debemos ser consistentes entre lo que queremos y hacemos, en la medida que hagamos lo que necesitamos para lograr nuestros objetivos seremos felices aún cuando no logremos alcanzar nuestros objetivos. Lo más importante al momento de tener un objetivo es entregar todo por tratar de alcanzar el objetivo, aún no alcanzándolo, mientras hagamos eso seremos felices, por que sabremos que estamos en el camino correcto, lo demás es cuestión de tiempo, lo importante en ese proceso es entregar todo de si, perseverar, aprender de las caídas, capacitarnos y continuar, si hacemos eso nos sentiremos felices con nosotros mismos, por que seremos concientes que estamos en el camino, que no nos hemos desviado y que tarde o temprano lo lograremos, lo importante es no desmayar y mejorar nuestras estrategias. La infelicidad nace de la inconsistencia, de las contradicciones en tu vida, de los conflictos internos, por ejemplo soy gordo quiero adelgazar pero en el día a día me alimento mas de lo que mi cuerpo necesita, soy un fumador quiero dejar de fumar, pero en el día a día fumo bastante, quiero ser un gran profesional pero en el día a día no estudio, todas esas contradicciones en tu vida si te llevarán a la infelicidad, por que no te sentirás bien contigo mismo, por que serás conciente de que pudiste dar más pero no lo hiciste, te sentirás frustrado, te sentirás mal con tu mundo interno, con todo aquello que controlas pero que no utilizaste bien.
Por último el éxito, significa alcanzar los objetivos que te trazas, para ello es necesario que le dediques más tiempo al trabajo estratégico que al trabajo operativo. El trabajo estratégico es aquel trabajo que realizas para decidir que vas a hacer y el operativo es hacer lo decidido o llevarlo a la practica, si tu te equivocas en el trabajo estratégico decidiendo hacer algo que no te generará valor, el hacerlo no tendrá sentido, sólo te hará perder tiempo, por lo tanto es importante que le dediques tiempo al trabajo estratégico.
El tener presente estos tres objetivos, te permitirá en el día a día priorizar, ser más estratégico que operativo, tomar decisiones acertadas sobre el uso del tiempo, hacer lo que sea importante en tu vida y no perder tiempo.
Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el gráfico siguiente:
matriz de administracion del tiempo, según Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey
Como se puede observar en el gráfico Nº 1, la dimensión ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona se desenvuelve en esta dimensión significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan.
En la dimensión de lo importante y urgente (Cuadrante I), están las personas que planifican, pero no cumplen con su plan, por que en el día a día distraen su tiempo en otras cosas, faltándoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo.
En la dimensión de lo no importante y urgente (Cuadrante III) están las personas que no planifican, por lo tanto no saben que es lo importante y son reactivos por que su vida esta en función de lo que los demás quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir.
Por último en la dimensión de lo no importante y no urgente (cuadrante IV) están las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, sólo pasar el tiempo divirtiéndose.
Como usted podrá observar la base de la administración del tiempo esta en planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificación es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar, sino planificamos no sabremos hacia donde vamos y por lo tanto no podremos priorizar.
Tomado de: http://www.degerencia.com
Pues bien ese banco existe y se llama tiempo, cada día te entrega 1440 minutos y al final del día te quita los que no has usado, por lo tanto depende de ti como usas esas preciosas monedas llamadas tiempo.
Eso me lleva a una pregunta ¿que es el tiempo? La respuesta es que es un recurso que no se puede almacenar, no se puede reemplazar o no tiene sustitutos y por último no se puede dejar de consumir. Frente a esta realidad es necesario administrar este recurso correctamente, a eso le denominamos administración del tiempo.
La administración del tiempo es determinar como usamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible.
Para ello es necesario comenzar planteándose objetivos para nuestra vida, y los tres objetivos básicos que yo les recomiendo son: Salud, espiritualidad, felicidad y éxito.
En la medida que dediques el tiempo a estos tres objetivos lograrás un equilibrio en tu vida, que te permitirá crecer como persona, siendo un ejemplo para los demás.
La salud es el mantenerse en buen estado físico, para ello es necesario buena alimentación y realizar ejercicio físicos que permitan trabajar resistencia, flexibilidad y fuerza. El objetivo es cuidar el cuerpo que tenemos, logrando que este pueda durar más tiempo, ya que naturalmente por efectos del tiempo el cuerpo envejece y en ese proceso se va deteriorando llevándonos a la extinción de la vida.
La Felicidad es un estado de ánimo decidido por ti, es una elección que tiene que ver con tu mundo interno, es decir con aquello que tú puedes controlar como tu persona, tu inteligencia, tus habilidades, tus resultados, tus logros, tu vida, por lo tanto debemos poner nuestra felicidad en función a nuestro mundo interno, por que sólo así podremos tomar el control de la felicidad y ser felices. Lo contrario es poner la felicidad en función a tu mundo externo, es decir a aquellos que no controlas, como el estado de animo de tu jefes, agradarle a los demás, buscar que una chica que nos gusta nos quiera, etc., lo cual pondría en riesgo tu felicidad, por que le darías a otros esa decisión que te corresponde a ti.
Para ser felices debemos ser consistentes entre lo que queremos y hacemos, en la medida que hagamos lo que necesitamos para lograr nuestros objetivos seremos felices aún cuando no logremos alcanzar nuestros objetivos. Lo más importante al momento de tener un objetivo es entregar todo por tratar de alcanzar el objetivo, aún no alcanzándolo, mientras hagamos eso seremos felices, por que sabremos que estamos en el camino correcto, lo demás es cuestión de tiempo, lo importante en ese proceso es entregar todo de si, perseverar, aprender de las caídas, capacitarnos y continuar, si hacemos eso nos sentiremos felices con nosotros mismos, por que seremos concientes que estamos en el camino, que no nos hemos desviado y que tarde o temprano lo lograremos, lo importante es no desmayar y mejorar nuestras estrategias. La infelicidad nace de la inconsistencia, de las contradicciones en tu vida, de los conflictos internos, por ejemplo soy gordo quiero adelgazar pero en el día a día me alimento mas de lo que mi cuerpo necesita, soy un fumador quiero dejar de fumar, pero en el día a día fumo bastante, quiero ser un gran profesional pero en el día a día no estudio, todas esas contradicciones en tu vida si te llevarán a la infelicidad, por que no te sentirás bien contigo mismo, por que serás conciente de que pudiste dar más pero no lo hiciste, te sentirás frustrado, te sentirás mal con tu mundo interno, con todo aquello que controlas pero que no utilizaste bien.
Por último el éxito, significa alcanzar los objetivos que te trazas, para ello es necesario que le dediques más tiempo al trabajo estratégico que al trabajo operativo. El trabajo estratégico es aquel trabajo que realizas para decidir que vas a hacer y el operativo es hacer lo decidido o llevarlo a la practica, si tu te equivocas en el trabajo estratégico decidiendo hacer algo que no te generará valor, el hacerlo no tendrá sentido, sólo te hará perder tiempo, por lo tanto es importante que le dediques tiempo al trabajo estratégico.
El tener presente estos tres objetivos, te permitirá en el día a día priorizar, ser más estratégico que operativo, tomar decisiones acertadas sobre el uso del tiempo, hacer lo que sea importante en tu vida y no perder tiempo.
Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el gráfico siguiente:
matriz de administracion del tiempo, según Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey
Como se puede observar en el gráfico Nº 1, la dimensión ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona se desenvuelve en esta dimensión significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan.
En la dimensión de lo importante y urgente (Cuadrante I), están las personas que planifican, pero no cumplen con su plan, por que en el día a día distraen su tiempo en otras cosas, faltándoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo.
En la dimensión de lo no importante y urgente (Cuadrante III) están las personas que no planifican, por lo tanto no saben que es lo importante y son reactivos por que su vida esta en función de lo que los demás quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir.
Por último en la dimensión de lo no importante y no urgente (cuadrante IV) están las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, sólo pasar el tiempo divirtiéndose.
Como usted podrá observar la base de la administración del tiempo esta en planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificación es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar, sino planificamos no sabremos hacia donde vamos y por lo tanto no podremos priorizar.
Tomado de: http://www.degerencia.com
jueves, 18 de septiembre de 2008
Secretos para el manejo del tiempo y negocios
1. Capacitación, entrenamiento y sensibilización a todo nivel.
Los conferencistas y capacitadores creemos y predicamos —a veces en el viento— que las grandes y verdaderas soluciones estratégicas y operativas dependen en gran parte de un adecuado y bien estudiado proceso de entrenamiento y capacitación de la organización entera en temas tan cruciales como este. Parece una perogrullada, pero usted se sorprendería de lo improvisados, parciales y apurados que resultan ser ciertos “procesos” de formación y entrenamiento en empresas sólidas y de larga trayectoria. Tengo docenas de experiencias en ese sentido. Como el servicio al cliente, la excelencia en la administración eficiente del tiempo es una competencia que no admite exclusiones o distinciones. Todos los miembros deben entender, aceptar, practicar y revitalizar periódicamente la consigna de sincronizar lo mejor posible el tiempo propio con los tiempos del colectivo organizacional.
2. Detecte, estudie y mida las debilidades relativas al manejo del tiempo.
Una vez el personal esté convenientemente sensibilizado en relación con el precepto de Mi Tiempo + Los Tiempos Cercanos = Sincronía Eficiente, debemos proceder a elaborar una matriz temporal DOFA que nos permita priorizar las acciones que han de tomarse a corto y mediano plazo.
3. Incluya a clientes y proveedores.
Comuníqueles a los clientes y proveedores cuáles serán las acciones y políticas adoptadas en relación con el mejor aprovechamiento de sus tiempos (clientes-proveedores) y de la propia compañía (dirección-clientes internos). Una compañía inteligente y altamente competitiva debería lanzar sucesivas campañas publicitarias para divulgar a los cuatro vientos que uno de sus mayores valores es la alta consideración que demuestran por el tiempo de sus clientes-proveedores. Una campaña como esta, con empleados reales, de carne y hueso, haciéndole seguimiento a su desempeño y mostrando beneficios y ventajas comparativas comprobables, sumaría muchos puntos a la percepción favorable de sus principales públicos.
4. Comience en corto.
Insisto una vez más: evitemos caer en la trampa de creer que con recetas, indicaciones, planes y formulismos genéricos los empleados se van a comprometer mucho más en la buena administración de su tiempo. Casi todos, en algún momento, volverán a apelar a la excusa de que “alguien más” lo retrasa y le hace perder su tiempo. Procure, en primer lugar, que ese “alguien más” no sea el que está justo a su lado, o los tres compañeros del fondo a mano izquierda, o el supervisor, o la asistente del jefe, o el jefe mismo. Persiga con ahínco la meta de que un equipo determinado (ojalá pequeño) o un departamento muestre altos índices de aprovechamiento del tiempo y se mantenga en ellos. Demuéstrele a la organización en pleno que sí se puede y haga todo lo posible para que esa pequeña unidad productiva se felicite a sí misma por sus logros y los proyecte. Convierta esos buenos resultados en un paradigma interno de alto rendimiento y pase a un nuevo equipo o a otro departamento. Y téngalo muy presente: ese nuevo grupo objetivo tendrá sus propias excusas y amenazas, más o menos reales, sobre la calidad de sus tiempos.
Y por último:
5. La maravillosa tecnícula de los cinco minutos.
Levante su brazo izquierdo y mire su reloj. ¿Qué hora es? ¿Seguro? No, no, lo siento, pero no es así… En adelante, usted tendrá su propia hora, hecha a su medida. Desde ahora usted se adelantará cinco minutos al tiempo real. Cinco minutos. Cinco minutos nada más. Ande, ajuste su reloj ahora mismo. Por haber llegado a este punto de la lectura usted se ha hecho acreedor a cinco maravillosos minutos, todos suyos, cinco minutos que no existen todavía, pero serán suyos porque así lo indica su reloj… ¿Comprende hacia donde voy?
Súmele cinco minutos a su día cada vez que consulte la hora. No lo dude, créame. Si usted no es de aquellos que se distingue por esa preciosa etiqueta de la puntualidad, si sus retrasos son frecuentes, le sugiero un pequeño ajuste adicional: súmele otros dos minutos, o incluso otros cinco minutos a su reloj. Y por favor, déjelo así, no haga ningún cambio por unos quince o veinte días. Le aseguro que unas cuantas cosas buenas sucederán.
Quizás usted se preguntará: “¿Pero qué objeto tiene, si de todos modos sé que es un engaño, un artificio?”. Pues no esté tan seguro. Cuando usted acude a un espectáculo de magia, lo menos que piensa es que todo se trata de un montaje, de un engaño. La mente se relaja, usted se deja llevar por las sensaciones y, lo mejor de todo, se divierte en grande con ello. Le garantizo que es lo mismo. A veces racionalizará su pequeño salto en el tiempo, a veces no. Es normal. Es el maravilloso juego del consciente y el inconsciente en que todos los humanos nos movemos a diario. Despreocúpese por estudiar su reacción. Deje su reloj así y permita que esa sugestión haga lo suyo.
Existen libros formidables y de gran credibilidad que sustentan el enorme valor de estos “ganchos sugestivos”. Uno de ellos es el interesantísimo volumen publicado por los médicos científicos Brian Alman y Peter Lambrou, titulado Técnicas de autohipnosis para la salud y el desarrollo personal. Este y muchos otros trabajos posteriores dan cuenta de la enorme importancia que para nuestra vida y nuestras actividades representan estos juegos de visualización creativa y neuroplasticidad.
Finalmente, una sugerencia más. Para que no se trate solamente de “su” carrera por el mejor aprovechamiento del tiempo, sería muy recomendable que sus compañeros de trabajo, socios y todo aquel que tenga alta incidencia en su desempeño (¡los jefes!) se sumaran al grupo de los “adelantados en el tiempo”. El encanto de la técnica es que todas estas personas entablarán, al mismo tiempo y todos los días, un brevísimo y constante diálogo supraverbal con su propio subconsciente en relación con el mejor uso del tiempo. Ande, invítelos a experimentar. Le aseguro que usted y todos ellos se convertirán en unos entusiastas convencidos del inmenso valor de cinco minutos de más.
AUTOR: Juan Carlos Díez Posada
Tomado de :http://www.degerencia.com
Los conferencistas y capacitadores creemos y predicamos —a veces en el viento— que las grandes y verdaderas soluciones estratégicas y operativas dependen en gran parte de un adecuado y bien estudiado proceso de entrenamiento y capacitación de la organización entera en temas tan cruciales como este. Parece una perogrullada, pero usted se sorprendería de lo improvisados, parciales y apurados que resultan ser ciertos “procesos” de formación y entrenamiento en empresas sólidas y de larga trayectoria. Tengo docenas de experiencias en ese sentido. Como el servicio al cliente, la excelencia en la administración eficiente del tiempo es una competencia que no admite exclusiones o distinciones. Todos los miembros deben entender, aceptar, practicar y revitalizar periódicamente la consigna de sincronizar lo mejor posible el tiempo propio con los tiempos del colectivo organizacional.
2. Detecte, estudie y mida las debilidades relativas al manejo del tiempo.
Una vez el personal esté convenientemente sensibilizado en relación con el precepto de Mi Tiempo + Los Tiempos Cercanos = Sincronía Eficiente, debemos proceder a elaborar una matriz temporal DOFA que nos permita priorizar las acciones que han de tomarse a corto y mediano plazo.
3. Incluya a clientes y proveedores.
Comuníqueles a los clientes y proveedores cuáles serán las acciones y políticas adoptadas en relación con el mejor aprovechamiento de sus tiempos (clientes-proveedores) y de la propia compañía (dirección-clientes internos). Una compañía inteligente y altamente competitiva debería lanzar sucesivas campañas publicitarias para divulgar a los cuatro vientos que uno de sus mayores valores es la alta consideración que demuestran por el tiempo de sus clientes-proveedores. Una campaña como esta, con empleados reales, de carne y hueso, haciéndole seguimiento a su desempeño y mostrando beneficios y ventajas comparativas comprobables, sumaría muchos puntos a la percepción favorable de sus principales públicos.
4. Comience en corto.
Insisto una vez más: evitemos caer en la trampa de creer que con recetas, indicaciones, planes y formulismos genéricos los empleados se van a comprometer mucho más en la buena administración de su tiempo. Casi todos, en algún momento, volverán a apelar a la excusa de que “alguien más” lo retrasa y le hace perder su tiempo. Procure, en primer lugar, que ese “alguien más” no sea el que está justo a su lado, o los tres compañeros del fondo a mano izquierda, o el supervisor, o la asistente del jefe, o el jefe mismo. Persiga con ahínco la meta de que un equipo determinado (ojalá pequeño) o un departamento muestre altos índices de aprovechamiento del tiempo y se mantenga en ellos. Demuéstrele a la organización en pleno que sí se puede y haga todo lo posible para que esa pequeña unidad productiva se felicite a sí misma por sus logros y los proyecte. Convierta esos buenos resultados en un paradigma interno de alto rendimiento y pase a un nuevo equipo o a otro departamento. Y téngalo muy presente: ese nuevo grupo objetivo tendrá sus propias excusas y amenazas, más o menos reales, sobre la calidad de sus tiempos.
Y por último:
5. La maravillosa tecnícula de los cinco minutos.
Levante su brazo izquierdo y mire su reloj. ¿Qué hora es? ¿Seguro? No, no, lo siento, pero no es así… En adelante, usted tendrá su propia hora, hecha a su medida. Desde ahora usted se adelantará cinco minutos al tiempo real. Cinco minutos. Cinco minutos nada más. Ande, ajuste su reloj ahora mismo. Por haber llegado a este punto de la lectura usted se ha hecho acreedor a cinco maravillosos minutos, todos suyos, cinco minutos que no existen todavía, pero serán suyos porque así lo indica su reloj… ¿Comprende hacia donde voy?
Súmele cinco minutos a su día cada vez que consulte la hora. No lo dude, créame. Si usted no es de aquellos que se distingue por esa preciosa etiqueta de la puntualidad, si sus retrasos son frecuentes, le sugiero un pequeño ajuste adicional: súmele otros dos minutos, o incluso otros cinco minutos a su reloj. Y por favor, déjelo así, no haga ningún cambio por unos quince o veinte días. Le aseguro que unas cuantas cosas buenas sucederán.
Quizás usted se preguntará: “¿Pero qué objeto tiene, si de todos modos sé que es un engaño, un artificio?”. Pues no esté tan seguro. Cuando usted acude a un espectáculo de magia, lo menos que piensa es que todo se trata de un montaje, de un engaño. La mente se relaja, usted se deja llevar por las sensaciones y, lo mejor de todo, se divierte en grande con ello. Le garantizo que es lo mismo. A veces racionalizará su pequeño salto en el tiempo, a veces no. Es normal. Es el maravilloso juego del consciente y el inconsciente en que todos los humanos nos movemos a diario. Despreocúpese por estudiar su reacción. Deje su reloj así y permita que esa sugestión haga lo suyo.
Existen libros formidables y de gran credibilidad que sustentan el enorme valor de estos “ganchos sugestivos”. Uno de ellos es el interesantísimo volumen publicado por los médicos científicos Brian Alman y Peter Lambrou, titulado Técnicas de autohipnosis para la salud y el desarrollo personal. Este y muchos otros trabajos posteriores dan cuenta de la enorme importancia que para nuestra vida y nuestras actividades representan estos juegos de visualización creativa y neuroplasticidad.
Finalmente, una sugerencia más. Para que no se trate solamente de “su” carrera por el mejor aprovechamiento del tiempo, sería muy recomendable que sus compañeros de trabajo, socios y todo aquel que tenga alta incidencia en su desempeño (¡los jefes!) se sumaran al grupo de los “adelantados en el tiempo”. El encanto de la técnica es que todas estas personas entablarán, al mismo tiempo y todos los días, un brevísimo y constante diálogo supraverbal con su propio subconsciente en relación con el mejor uso del tiempo. Ande, invítelos a experimentar. Le aseguro que usted y todos ellos se convertirán en unos entusiastas convencidos del inmenso valor de cinco minutos de más.
AUTOR: Juan Carlos Díez Posada
Tomado de :http://www.degerencia.com
El inmenso valor de cinco minutos
Créalo o no, voy a probarle cuán importante puede llegar a ser esa doceava parte de la maquinita cronométrica que casi todos llevamos ceñida a la muñeca izquierda…Y le aseguro que me lo agradecerá más de una vez. Olvidémonos por un momento de las fórmulas más o menos practicables y más o menos predecibles relacionadas con la administración del tiempo. Para qué subestimar su talento y sus conocimientos, amigo lector, si estoy convencido de que usted, ahora mismo, podría llenar los espacios del 1. al 5. con reglas y procedimientos útiles para competir decorosa y exitosamente contra el reloj.
Observe que acabo de escribir “contra el reloj” y no “contra su reloj”… También acabo de dar a entender que las fórmulas son tanto más efectivas cuanto más dispuestos estemos a aplicarlas. Por desgracia, es justo ahí, en el plural, donde menguan o terminan por diluirse las buenas intenciones, los buenos propósitos y hasta las estrategias más simples o más sofisticadas que podamos implementar. Para decirlo de un modo más sencillo, su tiempo no es “su” tiempo, sino sólo su parcela de tiempo, sus ocupaciones y prioridades, más el tiempo y los quehaceres del otro, del cercano y del distante, del jefe o del desconocido, en fin, de quienes a diario interactúan con nosotros.
Rara vez encuentro suficiente énfasis en este delicado aspecto. Parece tan evidente que quizá por eso mismo se soslaya. Esa realidad de mi tiempo + tu tiempo y todas sus variantes —incluso las antagónicas, por supuesto— se vuelve traslúcida y miramos a través de ella tratando de avistar el faro que nos guíe como si en dicha realidad no descansara la construcción de cualquier teoría-sistema-manual de procedimiento de gestión eficiente del tiempo. Son muchas y muy importantes las consideraciones que podríamos hacer en torno de este fundamental principio: el valor de mi tiempo, el aprovechamiento óptimo de mi tiempo dependen no sólo de mi propia resolución, de mi actitud y capacidad de compromiso, sino de que los demás tomen conciencia de ello y obren de tal manera que se convierta en una consigna común, firmemente respaldada y alimentada por los miembros de un equipo de trabajo o de un colectivo cualquiera.
Podemos concluir, entonces, que una gestión altamente eficiente del tiempo es en gran medida correlativa, interdependiente. En consecuencia, nos urge que los demás valoren tanto su tiempo como lo hacemos o pretendemos hacerlo nosotros. Ay, pero los demás… Los demás son muchos individuos, muchos pareceres, muchos intereses en juego, demasiados. ¿Acaso es razonable esperar que decenas de seres familiares, conocidos y extraños que a diario orbitan a nuestro alrededor, más o menos conscientes, más o menos responsables, peor o mejor motivados, hayan aprendido o quieran aprender a valorar la importancia del consumo inteligente de este recurso para convertirlo en una poderosa arma a favor de la eficiencia y competitividad? Por supuesto que no. Sin embargo, este laudable propósito se vuelve mucho más asequible, vale decir administrable, si reducimos el universo a nuestro entorno de trabajo, si comenzamos en corto, formalizando pactos y estrategias bien detalladas y consensuadas con el de al lado, con el inmediato, con el jefe de despachos, con el outsourcing de transportes, con este departamento, con aquel proveedor.
Las empresas, los conglomerados y toda manifestación de gregarismo humano, bien lo sabemos, son comparables a cualquier organismo viviente y a las competencias o simbiosis que existen entre ellos. Algunos vuelan y corren a gran velocidad, mientras otros cojean, se intoxican, se separan del grupo, se extravían o se exponen a ser alcanzados y eliminados por los mejores, por los más aptos. La naturaleza misma provee abundantes y sorprendentes ejemplos de sincronía y eficiencia a toda prueba: basta sentarse a observar el aparente caos de las abejas obreras entrando y saliendo del panal, o el vuelo migratorio de los gansos canadienses en formación delta antes de la temporada invernal.
Un buen manager y una buena administración deben considerar seriamente la necesidad de abordar el tema de la gestión eficiente del tiempo no sólo desde el punto de vista normativo-reglamentario, con abstracciones que difícilmente sobrevivirán a la vuelta de un par de semanas o de un mes. Si no se planea muy bien cuáles han de ser las respuestas a la interacción con personas ajenas a nuestros brillantes y magníficos propósitos, regresaremos irremediablemente a la amenazante conclusión de que es virtualmente imposible conciliar el buen uso de su tiempo con el de sus cercanos o los de más allá.
Pues bien, vale la pena proponer un sencillo y práctico esquema estratégico para atenuar y contrarrestar esa realidad que suelo enmarcar en un solo y amplio concepto: “los choques de la interactividad no consensuada”. Luego, como lo anuncié en las primeras líneas de este texto, propondré una tecnícula de mi propia invención, sorprendentemente simple, que me ha bendecido con muchos suspiros de alivio en mi cotidiana batalla contra la impuntualidad y el desperdicio del tiempo.
AUTOR: Juan Carlos Díez Posada
Tomado de :http://www.degerencia.com
Observe que acabo de escribir “contra el reloj” y no “contra su reloj”… También acabo de dar a entender que las fórmulas son tanto más efectivas cuanto más dispuestos estemos a aplicarlas. Por desgracia, es justo ahí, en el plural, donde menguan o terminan por diluirse las buenas intenciones, los buenos propósitos y hasta las estrategias más simples o más sofisticadas que podamos implementar. Para decirlo de un modo más sencillo, su tiempo no es “su” tiempo, sino sólo su parcela de tiempo, sus ocupaciones y prioridades, más el tiempo y los quehaceres del otro, del cercano y del distante, del jefe o del desconocido, en fin, de quienes a diario interactúan con nosotros.
Rara vez encuentro suficiente énfasis en este delicado aspecto. Parece tan evidente que quizá por eso mismo se soslaya. Esa realidad de mi tiempo + tu tiempo y todas sus variantes —incluso las antagónicas, por supuesto— se vuelve traslúcida y miramos a través de ella tratando de avistar el faro que nos guíe como si en dicha realidad no descansara la construcción de cualquier teoría-sistema-manual de procedimiento de gestión eficiente del tiempo. Son muchas y muy importantes las consideraciones que podríamos hacer en torno de este fundamental principio: el valor de mi tiempo, el aprovechamiento óptimo de mi tiempo dependen no sólo de mi propia resolución, de mi actitud y capacidad de compromiso, sino de que los demás tomen conciencia de ello y obren de tal manera que se convierta en una consigna común, firmemente respaldada y alimentada por los miembros de un equipo de trabajo o de un colectivo cualquiera.
Podemos concluir, entonces, que una gestión altamente eficiente del tiempo es en gran medida correlativa, interdependiente. En consecuencia, nos urge que los demás valoren tanto su tiempo como lo hacemos o pretendemos hacerlo nosotros. Ay, pero los demás… Los demás son muchos individuos, muchos pareceres, muchos intereses en juego, demasiados. ¿Acaso es razonable esperar que decenas de seres familiares, conocidos y extraños que a diario orbitan a nuestro alrededor, más o menos conscientes, más o menos responsables, peor o mejor motivados, hayan aprendido o quieran aprender a valorar la importancia del consumo inteligente de este recurso para convertirlo en una poderosa arma a favor de la eficiencia y competitividad? Por supuesto que no. Sin embargo, este laudable propósito se vuelve mucho más asequible, vale decir administrable, si reducimos el universo a nuestro entorno de trabajo, si comenzamos en corto, formalizando pactos y estrategias bien detalladas y consensuadas con el de al lado, con el inmediato, con el jefe de despachos, con el outsourcing de transportes, con este departamento, con aquel proveedor.
Las empresas, los conglomerados y toda manifestación de gregarismo humano, bien lo sabemos, son comparables a cualquier organismo viviente y a las competencias o simbiosis que existen entre ellos. Algunos vuelan y corren a gran velocidad, mientras otros cojean, se intoxican, se separan del grupo, se extravían o se exponen a ser alcanzados y eliminados por los mejores, por los más aptos. La naturaleza misma provee abundantes y sorprendentes ejemplos de sincronía y eficiencia a toda prueba: basta sentarse a observar el aparente caos de las abejas obreras entrando y saliendo del panal, o el vuelo migratorio de los gansos canadienses en formación delta antes de la temporada invernal.
Un buen manager y una buena administración deben considerar seriamente la necesidad de abordar el tema de la gestión eficiente del tiempo no sólo desde el punto de vista normativo-reglamentario, con abstracciones que difícilmente sobrevivirán a la vuelta de un par de semanas o de un mes. Si no se planea muy bien cuáles han de ser las respuestas a la interacción con personas ajenas a nuestros brillantes y magníficos propósitos, regresaremos irremediablemente a la amenazante conclusión de que es virtualmente imposible conciliar el buen uso de su tiempo con el de sus cercanos o los de más allá.
Pues bien, vale la pena proponer un sencillo y práctico esquema estratégico para atenuar y contrarrestar esa realidad que suelo enmarcar en un solo y amplio concepto: “los choques de la interactividad no consensuada”. Luego, como lo anuncié en las primeras líneas de este texto, propondré una tecnícula de mi propia invención, sorprendentemente simple, que me ha bendecido con muchos suspiros de alivio en mi cotidiana batalla contra la impuntualidad y el desperdicio del tiempo.
AUTOR: Juan Carlos Díez Posada
Tomado de :http://www.degerencia.com
Controle su tiempo
Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo (en esta sección encontrará artículos, enlaces, y otros recursos). Pero la mayoría de quienes conocen el tema coinciden en ciertos elementos básicos para controlar el tiempo:
* Conozca cómo utiliza su tiempo: durante un par de días (mejor aún, una semana), lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.
* Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.
* Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, etc.
* Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:
o Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible.
o Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo
o Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.
Por sobre todos los consejos para mejorar su tiempo, siga al menos este: coloque en un papel muy visible (en su teléfono, computador, etc.) con lo siguiente escrito bien grande: LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ¿ME MUEVE EN DIRECCION HACIA MIS OBJETIVOS?
Tomado de: http://www.degerencia.com
* Conozca cómo utiliza su tiempo: durante un par de días (mejor aún, una semana), lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.
* Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.
* Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, etc.
* Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:
o Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible.
o Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo
o Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.
Por sobre todos los consejos para mejorar su tiempo, siga al menos este: coloque en un papel muy visible (en su teléfono, computador, etc.) con lo siguiente escrito bien grande: LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ¿ME MUEVE EN DIRECCION HACIA MIS OBJETIVOS?
Tomado de: http://www.degerencia.com
PRINCIPALES SISTEMA DE APOYO Y CONTROL DE GESTIÓN
Se pueden sugerir reconsiderar, entre otros, los siguientes principales sistemas de apoyo y control de gestión:
· Sistemas de apoyo y control de gestión al desarrollo de la estrategia corporativa. Medición de todos los factores con ella relacionados.
· Sistemas de control de gestión: tradicional e inconscientemente está básicamente orientado a medir los efectos como costes, ventas y márgenes.
· Costes asociados a la mala calidad: Identificación de actividades de dudoso valor añadido para el cliente.
· Sistema de medición de la satisfacción del cliente: Mediante métodos formales e informales hemos de estar en contacto con su auténtica percepción como condicionante de su fidelidad. La evolución del <<índice de satisfacción del cliente>> ha de ser una de las variables para orientar la toma de decisiones.
· Satisfacción del personal: Si su compromiso con los objetivos de la empresa y su participación son aspectos relevantes en la mejora de la competitividad, reconociendo que ambos son una manifestación de su satisfacción como colaboradores de la empresa, hemos de medirla de la forma más objetiva posible para poder actuar sobre ella con eficacia. Por otra parte, la lógica nos dice que con colaboradores insatisfechos no es muy fácil satisfacer al cliente.
· Tratamiento de quejas y sugerencias, internas y externas.
· Sistema corporativo de información y planificación. Asegurarse que las diferentes áreas intercambian y comparten información relevante relacionada con los clientes.
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
· Sistemas de apoyo y control de gestión al desarrollo de la estrategia corporativa. Medición de todos los factores con ella relacionados.
· Sistemas de control de gestión: tradicional e inconscientemente está básicamente orientado a medir los efectos como costes, ventas y márgenes.
· Costes asociados a la mala calidad: Identificación de actividades de dudoso valor añadido para el cliente.
· Sistema de medición de la satisfacción del cliente: Mediante métodos formales e informales hemos de estar en contacto con su auténtica percepción como condicionante de su fidelidad. La evolución del <<índice de satisfacción del cliente>> ha de ser una de las variables para orientar la toma de decisiones.
· Satisfacción del personal: Si su compromiso con los objetivos de la empresa y su participación son aspectos relevantes en la mejora de la competitividad, reconociendo que ambos son una manifestación de su satisfacción como colaboradores de la empresa, hemos de medirla de la forma más objetiva posible para poder actuar sobre ella con eficacia. Por otra parte, la lógica nos dice que con colaboradores insatisfechos no es muy fácil satisfacer al cliente.
· Tratamiento de quejas y sugerencias, internas y externas.
· Sistema corporativo de información y planificación. Asegurarse que las diferentes áreas intercambian y comparten información relevante relacionada con los clientes.
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miércoles, 17 de septiembre de 2008
ORGANIZACIÓN FORMAL Y GESTIÓN DE LA CALIDAD
Algunos aspectos a considerar sobre la influencia de la organización formal y la gestión de la calidad, es decir, en la vivencia del actual enfoque de la calidad por parte del personal, son los siguientes:
· Niveles de jerarquía.
· Forma de ejercer el control y la supervisión.
· Exigencia del respeto a las normas internas.
· Responsabilidad compartida.
· Forma organizativa para canalizar la participación.
· Coordinación interna (orientada a la creación de valor para el cliente).
· Posibilidad de contactar con los clientes por parte de las áreas funcionales.
Conviene tener en cuenta que la organización formal no es nunca un fin en sí misma, sino un mecanismo que permite a un colectivo conseguir determinados objetivos; si éstos cambian, hay alguna probabilidad de que también deba hacerlo la organización.
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
· Niveles de jerarquía.
· Forma de ejercer el control y la supervisión.
· Exigencia del respeto a las normas internas.
· Responsabilidad compartida.
· Forma organizativa para canalizar la participación.
· Coordinación interna (orientada a la creación de valor para el cliente).
· Posibilidad de contactar con los clientes por parte de las áreas funcionales.
Conviene tener en cuenta que la organización formal no es nunca un fin en sí misma, sino un mecanismo que permite a un colectivo conseguir determinados objetivos; si éstos cambian, hay alguna probabilidad de que también deba hacerlo la organización.
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CLIMA ORGANIZATIVO
El clima organizativo interno se basa en la percepción de cada individuo sobre el nivel de sintonía de sus valores personales con los compartidos por la empresa y que conforman su cultura.
Son pues dos los elementos que generan un determinado clima organizativo empresarial:
* Los relacionados con los individuos: aspectos individuales, grupales, motivacionales y de aspiración o liderazgo.
* Los relacionados con la empresa: organización formal y elementos que conforman la estructura organizativa.
Un clima organizativo excelente es un extraordinario cimiento para facilitar cambios por lo que supone de satisfacción del personal, identificación con la empresa y disponibilidad de adaptación.
Cuando se diagnostica el clima organizativo interno, es recomendable hacerlo con una doble dimensión:
* Situación actual del clima organizativo en la empresa.
* Identificar los hechos que tienen una influencia directa en él o que contribuirían a mejorar el clima organizativo.
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
Son pues dos los elementos que generan un determinado clima organizativo empresarial:
* Los relacionados con los individuos: aspectos individuales, grupales, motivacionales y de aspiración o liderazgo.
* Los relacionados con la empresa: organización formal y elementos que conforman la estructura organizativa.
Un clima organizativo excelente es un extraordinario cimiento para facilitar cambios por lo que supone de satisfacción del personal, identificación con la empresa y disponibilidad de adaptación.
Cuando se diagnostica el clima organizativo interno, es recomendable hacerlo con una doble dimensión:
* Situación actual del clima organizativo en la empresa.
* Identificar los hechos que tienen una influencia directa en él o que contribuirían a mejorar el clima organizativo.
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
CLIMA ORGANIZATIVO
El clima organizativo interno se basa en la percepción de cada individuo sobre el nivel de sintonía de sus valores personales con los compartidos por la empresa y que conforman su cultura.
Son pues dos los elementos que generan un determinado clima organizativo empresarial:
* Los relacionados con los individuos: aspectos individuales, grupales, motivacionales y de aspiración o liderazgo.
* Los relacionados con la empresa: organización formal y elementos que conforman la estructura organizativa.
Un clima organizativo excelente es un extraordinario cimiento para facilitar cambios por lo que supone de satisfacción del personal, identificación con la empresa y disponibilidad de adaptación.
Cuando se diagnostica el clima organizativo interno, es recomendable hacerlo con una doble dimensión:
* Situación actual del clima organizativo en la empresa.
* Identificar los hechos que tienen una influencia directa en él o que contribuirían a mejorar el clima organizativo.
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Son pues dos los elementos que generan un determinado clima organizativo empresarial:
* Los relacionados con los individuos: aspectos individuales, grupales, motivacionales y de aspiración o liderazgo.
* Los relacionados con la empresa: organización formal y elementos que conforman la estructura organizativa.
Un clima organizativo excelente es un extraordinario cimiento para facilitar cambios por lo que supone de satisfacción del personal, identificación con la empresa y disponibilidad de adaptación.
Cuando se diagnostica el clima organizativo interno, es recomendable hacerlo con una doble dimensión:
* Situación actual del clima organizativo en la empresa.
* Identificar los hechos que tienen una influencia directa en él o que contribuirían a mejorar el clima organizativo.
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CULTURA EMPRESARIAL ACTUAL
La cultura empresarial actual tiene su origen en los siguientes factores:
• El carisma del fundador en las pequeñas empresas.
• Los estilos de dirección practicados por el equipo directivo en las empresas más grandes. A través de la comunicación el colaborador percibe el mensaje explícito y también el implícito que le señalan lo que entiende que es importante para el directivo y para la empresa.
• Objetivos estratégicos y forma de conseguirlos.
• Pautas de comportamiento que llevaron al éxito y se intuye hay que reforzar, o al fracaso y todos tratan de evitar.
• Sistemas corporativos de planificación, información y control. Indican lo que es importante para la empresa.
• Características de la cartera de clientes, de la gama de productos, etc.
Las razones expuestas explican la existencia de subculturas en la mayor parte de las empresa, especialmente las de cierta dimensión; así, si en un departamento o delegación existe un directivo carismático que tiene su propio esquema de valores, inducirá en sus colaboradores un comportamiento diferente al que adopta el personal de otros departamentos o delegaciones.
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• El carisma del fundador en las pequeñas empresas.
• Los estilos de dirección practicados por el equipo directivo en las empresas más grandes. A través de la comunicación el colaborador percibe el mensaje explícito y también el implícito que le señalan lo que entiende que es importante para el directivo y para la empresa.
• Objetivos estratégicos y forma de conseguirlos.
• Pautas de comportamiento que llevaron al éxito y se intuye hay que reforzar, o al fracaso y todos tratan de evitar.
• Sistemas corporativos de planificación, información y control. Indican lo que es importante para la empresa.
• Características de la cartera de clientes, de la gama de productos, etc.
Las razones expuestas explican la existencia de subculturas en la mayor parte de las empresa, especialmente las de cierta dimensión; así, si en un departamento o delegación existe un directivo carismático que tiene su propio esquema de valores, inducirá en sus colaboradores un comportamiento diferente al que adopta el personal de otros departamentos o delegaciones.
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CULTURA EMPRESARIAL ACTUAL
La cultura empresarial actual tiene su origen en los siguientes factores:
• El carisma del fundador en las pequeñas empresas.
• Los estilos de dirección practicados por el equipo directivo en las empresas más grandes. A través de la comunicación el colaborador percibe el mensaje explícito y también el implícito que le señalan lo que entiende que es importante para el directivo y para la empresa.
• Objetivos estratégicos y forma de conseguirlos.
• Pautas de comportamiento que llevaron al éxito y se intuye hay que reforzar, o al fracaso y todos tratan de evitar.
• Sistemas corporativos de planificación, información y control. Indican lo que es importante para la empresa.
• Características de la cartera de clientes, de la gama de productos, etc.
Las razones expuestas explican la existencia de subculturas en la mayor parte de las empresa, especialmente las de cierta dimensión; así, si en un departamento o delegación existe un directivo carismático que tiene su propio esquema de valores, inducirá en sus colaboradores un comportamiento diferente al que adopta el personal de otros departamentos o delegaciones.
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
• El carisma del fundador en las pequeñas empresas.
• Los estilos de dirección practicados por el equipo directivo en las empresas más grandes. A través de la comunicación el colaborador percibe el mensaje explícito y también el implícito que le señalan lo que entiende que es importante para el directivo y para la empresa.
• Objetivos estratégicos y forma de conseguirlos.
• Pautas de comportamiento que llevaron al éxito y se intuye hay que reforzar, o al fracaso y todos tratan de evitar.
• Sistemas corporativos de planificación, información y control. Indican lo que es importante para la empresa.
• Características de la cartera de clientes, de la gama de productos, etc.
Las razones expuestas explican la existencia de subculturas en la mayor parte de las empresa, especialmente las de cierta dimensión; así, si en un departamento o delegación existe un directivo carismático que tiene su propio esquema de valores, inducirá en sus colaboradores un comportamiento diferente al que adopta el personal de otros departamentos o delegaciones.
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
CULTURA EMPRESARIAL ACTUAL
La cultura empresarial actual tiene su origen en los siguientes factores:
• El carisma del fundador en las pequeñas empresas.
• Los estilos de dirección practicados por el equipo directivo en las empresas más grandes. A través de la comunicación el colaborador percibe el mensaje explícito y también el implícito que le señalan lo que entiende que es importante para el directivo y para la empresa.
• Objetivos estratégicos y forma de conseguirlos.
• Pautas de comportamiento que llevaron al éxito y se intuye hay que reforzar, o al fracaso y todos tratan de evitar.
• Sistemas corporativos de planificación, información y control. Indican lo que es importante para la empresa.
• Características de la cartera de clientes, de la gama de productos, etc.
Las razones expuestas explican la existencia de subculturas en la mayor parte de las empresa, especialmente las de cierta dimensión; así, si en un departamento o delegación existe un directivo carismático que tiene su propio esquema de valores, inducirá en sus colaboradores un comportamiento diferente al que adopta el personal de otros departamentos o delegaciones.
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
• El carisma del fundador en las pequeñas empresas.
• Los estilos de dirección practicados por el equipo directivo en las empresas más grandes. A través de la comunicación el colaborador percibe el mensaje explícito y también el implícito que le señalan lo que entiende que es importante para el directivo y para la empresa.
• Objetivos estratégicos y forma de conseguirlos.
• Pautas de comportamiento que llevaron al éxito y se intuye hay que reforzar, o al fracaso y todos tratan de evitar.
• Sistemas corporativos de planificación, información y control. Indican lo que es importante para la empresa.
• Características de la cartera de clientes, de la gama de productos, etc.
Las razones expuestas explican la existencia de subculturas en la mayor parte de las empresa, especialmente las de cierta dimensión; así, si en un departamento o delegación existe un directivo carismático que tiene su propio esquema de valores, inducirá en sus colaboradores un comportamiento diferente al que adopta el personal de otros departamentos o delegaciones.
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
CULTURA EMPRESARIAL ACTUAL
La cultura empresarial actual tiene su origen en los siguientes factores:
• El carisma del fundador en las pequeñas empresas.
• Los estilos de dirección practicados por el equipo directivo en las empresas más grandes. A través de la comunicación el colaborador percibe el mensaje explícito y también el implícito que le señalan lo que entiende que es importante para el directivo y para la empresa.
• Objetivos estratégicos y forma de conseguirlos.
• Pautas de comportamiento que llevaron al éxito y se intuye hay que reforzar, o al fracaso y todos tratan de evitar.
• Sistemas corporativos de planificación, información y control. Indican lo que es importante para la empresa.
• Características de la cartera de clientes, de la gama de productos, etc.
Las razones expuestas explican la existencia de subculturas en la mayor parte de las empresa, especialmente las de cierta dimensión; así, si en un departamento o delegación existe un directivo carismático que tiene su propio esquema de valores, inducirá en sus colaboradores un comportamiento diferente al que adopta el personal de otros departamentos o delegaciones.
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
• El carisma del fundador en las pequeñas empresas.
• Los estilos de dirección practicados por el equipo directivo en las empresas más grandes. A través de la comunicación el colaborador percibe el mensaje explícito y también el implícito que le señalan lo que entiende que es importante para el directivo y para la empresa.
• Objetivos estratégicos y forma de conseguirlos.
• Pautas de comportamiento que llevaron al éxito y se intuye hay que reforzar, o al fracaso y todos tratan de evitar.
• Sistemas corporativos de planificación, información y control. Indican lo que es importante para la empresa.
• Características de la cartera de clientes, de la gama de productos, etc.
Las razones expuestas explican la existencia de subculturas en la mayor parte de las empresa, especialmente las de cierta dimensión; así, si en un departamento o delegación existe un directivo carismático que tiene su propio esquema de valores, inducirá en sus colaboradores un comportamiento diferente al que adopta el personal de otros departamentos o delegaciones.
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
REQUISITOS PARA QUE UNA EMPRESA TENGA ÉXITO
Muchas veces hemos escuchado que el éxito, en el proceso de creación y desarrollo de una empresa, es simplemente cuestión del azar. No debemos estar en absoluto de acuerdo con esta afirmación pues en dicho proceso es vital identificar una buena oportunidad y tener la suficiente destreza para convertirla en un negocio próspero. Es por ello por lo que debemos mantener que hace falta entrenamiento y preparación como en cualquier otra actividad para “ tener suerte “ profesionalmente hablando.
VARIABLES A TENER EN CUENTA:
1.- El empresario ( socio fundador ). Quizás es el factor más importante. Es la persona que se va a encargar de impulsar el negocio. Esta persona debe reunir una serie de características que se antojan fundamentales; entre ellas podemos citar : visión de futuro, determinación, absoluta dedicación, orientación tanto al cliente interno como externo, diseñador e implementador de la estrategia empresarial, canalizador de ilusiones, máximo responsable de la consecución de la viabilidad económica de la empresa, …
2.- Capital Humano. Para garantizar la consecución de los objetivos empresariales es vital que el empresario se apoye en su equipo. Es indudable que el trabajo en equipo va a aumentar las posibilidades de éxito de la empresa. También será muy importante cuidar la comunicación interna cuidando los flujos de comunicación existentes así como la motivación de los trabajadores.
3.- Enfoque de mercado. Por lo general; las empresas que triunfan son aquellas que tienden a especializarse y a dirigirse a nichos de mercado que puedan surgir.
4.-Innovación continua. Es necesario que la empresa no deje en ningún momento de mejorar e innovar para poder ir ofreciendo un mejor servicio y una mayor calidad de sus productos.
5.-Flexibilidad, adaptación al cambio. Es muy importante que la empresa sea capaz de adaptarse a los nuevos cambios que puedan surgir. Para ello es importante que la organización goce de una estructura horizontal que le permita ser ágil y poder maniobrar con facilidad en aquellos aspectos que le puedan resultar interesantes.
6.- Niveles jerárquicos. En la línea de lo expuesto anteriormente decir que se debe intentar tener los mínimos niveles jerárquicos. Cuantos menos niveles existan mayor flexibilidad habrá y la toma de decisiones se podrá realizar más rápida y eficazmente.
7.- Maximización de beneficios y minimización de costes. Se debe tratar de contener al máximo el gasto impulsando la productividad. No debemos olvidar que uno de los problemas con los que el empresario siempre se encuentra es que no dispone de todos los recursos necesarios para poder ejecutar determinados proyectos por lo que el control del gasto se antoja fundamental.
8.- Existencia de un buen ambiente de trabajo. En las empresas con más éxito, tanto el empresario como el resto del equipo disfrutan trabajando. La satisfacción personal es un factor que debe ser muy cuidado.
AUTOR: formacion@derivalya.net
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
POR QUÉ REALIZAR UN PLAN DE NEGOCIOS
¿POR QUÉ REALIZAR UN PLAN DE NEGOCIOS?
Nos podemos preguntar por qué es necesario realizar un Plan de Negocio aunque tengamos bien claras las ideas y sepamos perfectamente cómo funciona nuestro negocio.
Definiremos el Plan de Negocio como un informe cuyo objetivo principal va a ser constatar por escrito la viabilidad económica y financiera de la empresa así como reflejar los objetivos a alcanzar así como el potencial de la empresa.
El propósito de un Plan de Negocio es dejar constancia por escrito, basándonos en hechos, no promesas o ideas, el potencial de nuestro negocio. Cuando elaboramos un Plan de Negocio debemos tener muy claro el propósito de éste y a qué público va dirigido.
Entre los motivos que podemos encontrar para confeccionar un Plan de Negocio podemos citar:
1.- Como elemento objetivo y diferencial que indicará la viabilidad o no de la empresa. El primer interesado en estudiar la viabilidad de la idea empresarial es el propio fundador.
2.- Para obtener financiación bancaria. La realización de un Plan de Negocio sólido ayuda a obtener credibilidad ante un banco sobre las futuras posibilidades financieras de una empresa. No podemos decir que sea el componente crítico para la decisión en la concesión de un crédito ( pues lo normal es que los bancos nos requieran un aval o garantía ) pero puede influir positivamente en la cantidad de financiación concedida, la negociación del tipo de interés del crédito, comisión de apertura,…
3.- Para la consecución de alianzas estratégicas. Las pequeñas y medianas empresas tienen la necesidad mutua, en muchos casos, de compartir recursos.
Unas pueden necesitar infraestructura, otras pueden necesitar mano de obra puntual para un determinado proyecto,… De esta manera; se van a reducir costes y se va a adquirir mayor competitividad. Antes de llevar a un acuerdo, es normal conocer a fondo la empresa, sus productos y servicios, su forma de trabajar,…
El Plan de Negocio va a ofrecer a la otra empresa una perspectiva fidedigna de los objetivos a conseguir por la organización así como una credibilidad a tener en cuenta.
4.- Como ayuda para poder cerrar acuerdos y contratos a largo plazo. Cuando una pequeña empresa va a cerrar un acuerdo con una gran compañía, ésta suele pedir una forma de garantía. En ese momento; se pudiera presentar el Plan de Negocio donde se verá reflejado el futuro de la empresa garantizando la continuidad operativa de la empresa a largo plazo.
5.-Para atraer a profesionales o colaboradores que puedan aportar valor al proyecto empresarial. Muchas veces; estos profesionales prefieren prestar sus servicios en grandes compañías o multinacionales ya que aparentemente ofrecen una mayor seguridad laboral. El Plan de Negocio puede ayudar a cambiar esa concepción al profesional en cuestión.
6.- En caso de una posible fusión y/o adquisición. El Plan de Negocio permitirá que, si queremos vender nuestra empresa, el comprador pueda analizar nuestros estados financieros, si se ha elaborado una estrategia de expansión a largo plazo, si aparece reflejada nuestra misión, cultura corporativa, productos y servicios existentes, procesos de trabajo,…
7.- Para motivar y enfocar las funciones a realizar por los gestores. A medida que la empresa crezca, las estrategias y objetivos ( tanto a corto, a medio como a largo plazo ) cambiarán y deberán ser actualizadas en el Plan de Negocio.
El Plan de Negocio puede adaptarse y ser desarrollado en mayor profundidad según a quién vaya dirigido.
AUTOR: formacion@derivalya.net
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CÓMO INFLUIR EN LOS DEMÁS
¿Cuándo fue la última vez que tuviste una buena idea? ¿Cómo intestaste convencer al resto?
La influencia es una de las habilidades más necesarias dentro de las organizaciones, especialmente si tratamos con personas más experimentadas.
Sin duda, una de las habilidades que más nos pueden ayudar a la hora de convencer al resto (influenciarles) es la capacidad de ponernos en el lugar del otro. Esta capacidad la denominamos empatía.
Empatía: Término procedente del alemán, entendido como la sensación de pertenecer a algo haciéndolo sentir en nosotros mismos. Se aplica a la identificación con la empresa y el puesto de trabajo, buscando la motivación. Es la capacidad de identificar y entender los deseos de los demás, y responder (reaccionar) en forma apropiada para canalizarlos en pro del interés común. Capacidad de motivar, de ayudar a las personas a liberar su talento. Las personas con estas características son excelentes vendedores y gerentes. Es darme cuenta de lo que sienten los demás, sin necesidad de que me lo digan.
La empatía implica hacerse las siguientes preguntas:
€ ¿Qué es importante para ellos? ¿Qué es lo que ellos valoran? ¿Cuáles son sus objetivos?.
€ ¿Cómo les gustaría que me comunicara con ellos? ¿Cara a cara, por escrito...?
€ ¿Cuál es su mejor momento del día?
Pero, ¿cómo ejercer una mayor influencia sobre nuestros colaboradores?
Siendo nosotros quienes aportemos las soluciones, no esperar a que las aporte la otra persona
Respetando el tiempo de la otra persona
Enfatizando los beneficios para ambas partes
Haciendo nuestras propuestas destacando las necesidades de la otra persona
Dando un feedback positivo. Practicar la escucha activa
Y, ¿cómo persuadir a los demás?. Siguiendo esta estructura;
€ Preguntándonos primero qué es lo que está pasando, ¿cómo son las cosas que se están haciendo?
€ Preguntándonos cuál es el problema que entrañan estas acciones. Describir qué es lo que va mal. Remarcarle la importancia de estas acciones a la otra persona. Preguntándole cuál es para él el problema
€ Planteando cuáles son las diferentes opciones para solucionar el problema. Presentando ventajas y desventajas
€ Eligiendo una de las opciones.
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
INTRODUCCIÓN A LA SOCIEDAD LABORAL
Ley 27/1999, de 16 de Julio ( B.O.E. 17.07.1999) de Cooperativas
La Sociedad Laboral es aquella entidad mercantil ( Sociedad Anónima o de Responsabilidad Limitada ), en las que la mayoría del capital social se encuentra desembolsado por trabajadores que prestan en ellas sus servicios de forma personal y directa.
Dichos trabajadores se vinculan con la sociedad mediante una relación laboral por tiempo indefinido y, a la vez, son propietarios de acciones/ participaciones sociales “de clase laboral “ de dicha Sociedad, suponiendo- al menos- el 50,01 por 100 del capital social.
También va a existir la figura de los Socios no trabajadores que serán aquellos propietarios de acciones/participaciones sociales sin que medie relación laboral en la misma. En este caso; podrán serlo tanto personas físicas como jurídicas.
A diferencia de lo que sucede con las Sociedades Anónimas y Limitadas, no basta la mera voluntad de los socios y el cumplimiento de los requisitos básicos en orden a la constitución de la sociedad, sino que, además, es necesario obtener la calificación de “Laboral” por parte del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales o del departamento de la Comunidad Autónoma con competencias transferidas sobre la materia.
Las acciones y participaciones se dividirán en dos clases: las que sean propiedad de los trabajadores, cuya relación laboral sea por tiempo indefinido se denominarán “clase laboral “ y las restantes “ clase general”. No será válida la creación de acciones “de clase laboral” sin derecho de voto.
Ningún socio podrá poseer acciones o participaciones sociales que representen más de la tercera parte del capital social salvo que se trate de sociedades laborales participadas por el Estado, las Comunidades Autónomas, las Entidades locales o las Sociedades Públicas participadas por cualquiera de tales instituciones, así como las Asociaciones u otras entidades sin ánimo de lucro, en cuyo caso la participación podrá superar dicho límite, sin alcanzar el 50 por ciento del capital social.
En las Sociedades Anónimas Laborales el capital será como mínimo de 60.101,21 € , debiendo, en el momento de la constitución, estar totalmente suscrito y desembolsado al menos el 25% de cada acción.
En las Sociedades Limitadas Laborales será como mínimo de 300,51 € , debiendo estar totalmente suscrito y desembolsado.
Las Sociedades Laborales, además de las reservas legales o estatutarias que procedan, están obligadas a constituir un fondo especial de reserva dotado con el 10% del beneficio líquido de cada ejercicio, que sólo podrá destinarse a la compensación de pérdidas en el caso de que no existan otras reservas disponibles suficientes para este fin.
Autor: formacion @ derivalya.net
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
La Sociedad Laboral es aquella entidad mercantil ( Sociedad Anónima o de Responsabilidad Limitada ), en las que la mayoría del capital social se encuentra desembolsado por trabajadores que prestan en ellas sus servicios de forma personal y directa.
Dichos trabajadores se vinculan con la sociedad mediante una relación laboral por tiempo indefinido y, a la vez, son propietarios de acciones/ participaciones sociales “de clase laboral “ de dicha Sociedad, suponiendo- al menos- el 50,01 por 100 del capital social.
También va a existir la figura de los Socios no trabajadores que serán aquellos propietarios de acciones/participaciones sociales sin que medie relación laboral en la misma. En este caso; podrán serlo tanto personas físicas como jurídicas.
A diferencia de lo que sucede con las Sociedades Anónimas y Limitadas, no basta la mera voluntad de los socios y el cumplimiento de los requisitos básicos en orden a la constitución de la sociedad, sino que, además, es necesario obtener la calificación de “Laboral” por parte del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales o del departamento de la Comunidad Autónoma con competencias transferidas sobre la materia.
Las acciones y participaciones se dividirán en dos clases: las que sean propiedad de los trabajadores, cuya relación laboral sea por tiempo indefinido se denominarán “clase laboral “ y las restantes “ clase general”. No será válida la creación de acciones “de clase laboral” sin derecho de voto.
Ningún socio podrá poseer acciones o participaciones sociales que representen más de la tercera parte del capital social salvo que se trate de sociedades laborales participadas por el Estado, las Comunidades Autónomas, las Entidades locales o las Sociedades Públicas participadas por cualquiera de tales instituciones, así como las Asociaciones u otras entidades sin ánimo de lucro, en cuyo caso la participación podrá superar dicho límite, sin alcanzar el 50 por ciento del capital social.
En las Sociedades Anónimas Laborales el capital será como mínimo de 60.101,21 € , debiendo, en el momento de la constitución, estar totalmente suscrito y desembolsado al menos el 25% de cada acción.
En las Sociedades Limitadas Laborales será como mínimo de 300,51 € , debiendo estar totalmente suscrito y desembolsado.
Las Sociedades Laborales, además de las reservas legales o estatutarias que procedan, están obligadas a constituir un fondo especial de reserva dotado con el 10% del beneficio líquido de cada ejercicio, que sólo podrá destinarse a la compensación de pérdidas en el caso de que no existan otras reservas disponibles suficientes para este fin.
Autor: formacion @ derivalya.net
Tomado de: http://www.gestionempresarial.info
martes, 16 de septiembre de 2008
Gestión de Empresas
El ámbito es ahora mundial y el mundo el nuevo campo de juego. Hay un crecimiento exponencial en la base de conocimientos, que imprime al cambio una gran velocidad. Estos cambios aparentemente tan extraordinarios exigen un fondo de gran estabilidad porque, de otro modo, la sociedad se vería sometida a convulsiones difíciles de soportar sin caos.
Nunca como hasta ahora ha habido un período de mayor estabilidad en el campo macroeconómico, ni de mayor integración y cooperación internacional . Ello está permitiendo un desarrollo sostenible y un protagonismo de la iniciativa privada como fuerza de expansión, con un peso mayor en la toma de decisiones.
En este escenario globalizado también se están creando oportunidades para las medianas y pequeñas empresas, pero con diferentes estructuras y distintos planteamientos, por ejemplo en el sector servicios, o en nichos de mercado en productos y servicios muy especializados y a la medida.
En esta sección encontraremos artículos cuyos contenidos nos ayudarán a solventar los distintos obstáculos que, en el día a día, nos podamos encontrar.
Toamdo de: http://www.gestionempresarial.info
lunes, 15 de septiembre de 2008
¿Qué es un líder?
El líder es aquella persona que es capaz de influir en los demás.
Es la referencia dentro de un grupo (ya sea un equipo deportivo, un curso universitario, una compañía de teatro, el departamento de una empresa, etc.).
Es la persona que lleva "la voz cantante" dentro del grupo; su opinión es la más valorada.
El liderazgo no tiene que ver con la posición jerárquica que se ocupa:
Una persona puede ser el jefe de un grupo y no ser su líder y, al contrario, puede ser el líder sin ser el jefe.
El jefe decide lo que hay que hacer en virtud de la autoridad que le otorga su posición jerárquica.
El líder, sin disponer necesariamente de esta autoridad jerárquica, tiene también capacidad de decidir la actuación del grupo en base a la influencia que ejerce, que viene determinada por la "autoridad moral" que ejerce sobre el resto del equipo.
A los miembros del grupo les inspira confianza saber que al frente del mismo se encuentra el líder.
Lo que caracteriza al líder es su habilidad para conducir equipos:
Consigue que cada miembro trabaje y aporte lo mejor de sí mismo en la lucha por alcanzar un objetivo común (sea ganar el campeonato, mejorar los resultados de la empresa, ganar las elecciones políticas, etc.).
Además de esta capacidad innata para gestionar equipos, el líder se caracteriza también por su visión de futuro.
Es una persona que mira al largo plazo, que marca unos objetivos muy ambiciosos para la organización y que consigue ilusionar a su equipo en la búsqueda de los mismos.
El líder anticipa los cambios, se adelanta a los competidores.
Una persona que no tuviera esta visión de futuro podría ser un buen gestor, un buen coordinador, pero nunca un auténtico líder.
En las metas que plantea el líder persigue tanto el bien de la empresa como el particular de cada uno de sus miembros.
Consigue así que las personas se identifiquen con las metas marcadas, que las hagan propias y luchen por ellas con todo el empeño.
Una persona a la que tan sólo le preocupara su bienestar futuro difícilmente podría ser el líder de una organización. Esta terminaría por rechazarlo.
Una vez que el líder tiene definida su visión de futuro, luchará con auténtica pasión para lograr los objetivos.
El líder representa para el resto del grupo un auténtico ejemplo de dedicación, de entusiasmo y de coraje.
Una persona que tuviera una gran visión de futuro pero que careciese de capacidad de ejecución podría ser un buen estratega, pero nunca un líder.
Por último, hay que señalar que no es líder quien quiere sino quien puede.
Para ser líder hay que tener unas cualidades personales muy sobresalientes que no todo el mundo posee.
Algunas personas poseen esas cualidades de manera innata, aunque también se pueden adquirir a través del aprendizaje y de la experiencia.
Tomado de: http://www.aulafacil.com/Liderazgo
Es la referencia dentro de un grupo (ya sea un equipo deportivo, un curso universitario, una compañía de teatro, el departamento de una empresa, etc.).
Es la persona que lleva "la voz cantante" dentro del grupo; su opinión es la más valorada.
El liderazgo no tiene que ver con la posición jerárquica que se ocupa:
Una persona puede ser el jefe de un grupo y no ser su líder y, al contrario, puede ser el líder sin ser el jefe.
El jefe decide lo que hay que hacer en virtud de la autoridad que le otorga su posición jerárquica.
El líder, sin disponer necesariamente de esta autoridad jerárquica, tiene también capacidad de decidir la actuación del grupo en base a la influencia que ejerce, que viene determinada por la "autoridad moral" que ejerce sobre el resto del equipo.
A los miembros del grupo les inspira confianza saber que al frente del mismo se encuentra el líder.
Lo que caracteriza al líder es su habilidad para conducir equipos:
Consigue que cada miembro trabaje y aporte lo mejor de sí mismo en la lucha por alcanzar un objetivo común (sea ganar el campeonato, mejorar los resultados de la empresa, ganar las elecciones políticas, etc.).
Además de esta capacidad innata para gestionar equipos, el líder se caracteriza también por su visión de futuro.
Es una persona que mira al largo plazo, que marca unos objetivos muy ambiciosos para la organización y que consigue ilusionar a su equipo en la búsqueda de los mismos.
El líder anticipa los cambios, se adelanta a los competidores.
Una persona que no tuviera esta visión de futuro podría ser un buen gestor, un buen coordinador, pero nunca un auténtico líder.
En las metas que plantea el líder persigue tanto el bien de la empresa como el particular de cada uno de sus miembros.
Consigue así que las personas se identifiquen con las metas marcadas, que las hagan propias y luchen por ellas con todo el empeño.
Una persona a la que tan sólo le preocupara su bienestar futuro difícilmente podría ser el líder de una organización. Esta terminaría por rechazarlo.
Una vez que el líder tiene definida su visión de futuro, luchará con auténtica pasión para lograr los objetivos.
El líder representa para el resto del grupo un auténtico ejemplo de dedicación, de entusiasmo y de coraje.
Una persona que tuviera una gran visión de futuro pero que careciese de capacidad de ejecución podría ser un buen estratega, pero nunca un líder.
Por último, hay que señalar que no es líder quien quiere sino quien puede.
Para ser líder hay que tener unas cualidades personales muy sobresalientes que no todo el mundo posee.
Algunas personas poseen esas cualidades de manera innata, aunque también se pueden adquirir a través del aprendizaje y de la experiencia.
Tomado de: http://www.aulafacil.com/Liderazgo
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