Secretos para el manejo del tiempo y negocios

1. Capacitación, entrenamiento y sensibilización a todo nivel.

Los conferencistas y capacitadores creemos y predicamos —a veces en el viento— que las grandes y verdaderas soluciones estratégicas y operativas dependen en gran parte de un adecuado y bien estudiado proceso de entrenamiento y capacitación de la organización entera en temas tan cruciales como este. Parece una perogrullada, pero usted se sorprendería de lo improvisados, parciales y apurados que resultan ser ciertos “procesos” de formación y entrenamiento en empresas sólidas y de larga trayectoria. Tengo docenas de experiencias en ese sentido. Como el servicio al cliente, la excelencia en la administración eficiente del tiempo es una competencia que no admite exclusiones o distinciones. Todos los miembros deben entender, aceptar, practicar y revitalizar periódicamente la consigna de sincronizar lo mejor posible el tiempo propio con los tiempos del colectivo organizacional.

2. Detecte, estudie y mida las debilidades relativas al manejo del tiempo.

Una vez el personal esté convenientemente sensibilizado en relación con el precepto de Mi Tiempo + Los Tiempos Cercanos = Sincronía Eficiente, debemos proceder a elaborar una matriz temporal DOFA que nos permita priorizar las acciones que han de tomarse a corto y mediano plazo.


3. Incluya a clientes y proveedores.

Comuníqueles a los clientes y proveedores cuáles serán las acciones y políticas adoptadas en relación con el mejor aprovechamiento de sus tiempos (clientes-proveedores) y de la propia compañía (dirección-clientes internos). Una compañía inteligente y altamente competitiva debería lanzar sucesivas campañas publicitarias para divulgar a los cuatro vientos que uno de sus mayores valores es la alta consideración que demuestran por el tiempo de sus clientes-proveedores. Una campaña como esta, con empleados reales, de carne y hueso, haciéndole seguimiento a su desempeño y mostrando beneficios y ventajas comparativas comprobables, sumaría muchos puntos a la percepción favorable de sus principales públicos.

4. Comience en corto.

Insisto una vez más: evitemos caer en la trampa de creer que con recetas, indicaciones, planes y formulismos genéricos los empleados se van a comprometer mucho más en la buena administración de su tiempo. Casi todos, en algún momento, volverán a apelar a la excusa de que “alguien más” lo retrasa y le hace perder su tiempo. Procure, en primer lugar, que ese “alguien más” no sea el que está justo a su lado, o los tres compañeros del fondo a mano izquierda, o el supervisor, o la asistente del jefe, o el jefe mismo. Persiga con ahínco la meta de que un equipo determinado (ojalá pequeño) o un departamento muestre altos índices de aprovechamiento del tiempo y se mantenga en ellos. Demuéstrele a la organización en pleno que sí se puede y haga todo lo posible para que esa pequeña unidad productiva se felicite a sí misma por sus logros y los proyecte. Convierta esos buenos resultados en un paradigma interno de alto rendimiento y pase a un nuevo equipo o a otro departamento. Y téngalo muy presente: ese nuevo grupo objetivo tendrá sus propias excusas y amenazas, más o menos reales, sobre la calidad de sus tiempos.

Y por último:

5. La maravillosa tecnícula de los cinco minutos.

Levante su brazo izquierdo y mire su reloj. ¿Qué hora es? ¿Seguro? No, no, lo siento, pero no es así… En adelante, usted tendrá su propia hora, hecha a su medida. Desde ahora usted se adelantará cinco minutos al tiempo real. Cinco minutos. Cinco minutos nada más. Ande, ajuste su reloj ahora mismo. Por haber llegado a este punto de la lectura usted se ha hecho acreedor a cinco maravillosos minutos, todos suyos, cinco minutos que no existen todavía, pero serán suyos porque así lo indica su reloj… ¿Comprende hacia donde voy?

Súmele cinco minutos a su día cada vez que consulte la hora. No lo dude, créame. Si usted no es de aquellos que se distingue por esa preciosa etiqueta de la puntualidad, si sus retrasos son frecuentes, le sugiero un pequeño ajuste adicional: súmele otros dos minutos, o incluso otros cinco minutos a su reloj. Y por favor, déjelo así, no haga ningún cambio por unos quince o veinte días. Le aseguro que unas cuantas cosas buenas sucederán.

Quizás usted se preguntará: “¿Pero qué objeto tiene, si de todos modos sé que es un engaño, un artificio?”. Pues no esté tan seguro. Cuando usted acude a un espectáculo de magia, lo menos que piensa es que todo se trata de un montaje, de un engaño. La mente se relaja, usted se deja llevar por las sensaciones y, lo mejor de todo, se divierte en grande con ello. Le garantizo que es lo mismo. A veces racionalizará su pequeño salto en el tiempo, a veces no. Es normal. Es el maravilloso juego del consciente y el inconsciente en que todos los humanos nos movemos a diario. Despreocúpese por estudiar su reacción. Deje su reloj así y permita que esa sugestión haga lo suyo.

Existen libros formidables y de gran credibilidad que sustentan el enorme valor de estos “ganchos sugestivos”. Uno de ellos es el interesantísimo volumen publicado por los médicos científicos Brian Alman y Peter Lambrou, titulado Técnicas de autohipnosis para la salud y el desarrollo personal. Este y muchos otros trabajos posteriores dan cuenta de la enorme importancia que para nuestra vida y nuestras actividades representan estos juegos de visualización creativa y neuroplasticidad.

Finalmente, una sugerencia más. Para que no se trate solamente de “su” carrera por el mejor aprovechamiento del tiempo, sería muy recomendable que sus compañeros de trabajo, socios y todo aquel que tenga alta incidencia en su desempeño (¡los jefes!) se sumaran al grupo de los “adelantados en el tiempo”. El encanto de la técnica es que todas estas personas entablarán, al mismo tiempo y todos los días, un brevísimo y constante diálogo supraverbal con su propio subconsciente en relación con el mejor uso del tiempo. Ande, invítelos a experimentar. Le aseguro que usted y todos ellos se convertirán en unos entusiastas convencidos del inmenso valor de cinco minutos de más.


AUTOR: Juan Carlos Díez Posada
Tomado de :http://www.degerencia.com