Claves para garantizar que una reunión sea eficaz y productiva

El éxito de una reunión depende de que se cumplan los objetivos para los que ha sido programada y que los participantes sientan que el tiempo empleado les ha servido para enriquecerse.

Para lograrlo, se recomienda seguir los siguientes 7 pasos:

1. Confirmar la necesidad real de reunirse. Muchas veces, reunirse es una rutina o un trámite que cumplir. Craso error. Las reuniones sólo deben celebrarse cuando existe la necesidad de hacerlo. Si existe un medio de comunicación alternativo igualmente eficaz debe utilizarse.

2. Definir las coordenadas de la reunión. Una vez que somos conscientes de la necesidad de convocar una reunión, se tienen que definir algunos aspectos que propiciarán que la reunión sea más productiva:
Enumerar por escrito los objetivos de la reunión.
Especificar a quiénes se dirige la reunión: públicos internos (accionistas, empleados, asociados…) o públicos externos (proveedores, clientes, instituciones,…).
Conocer las principales características de los asistentes y realizar las adaptaciones oportunas.
Definir la estructura de la reunión.
Seleccionar un enclave que se ajuste a las verdaderas necesidades de la reunión, salones, alojamiento, restauración y actividades a realizar.

3. Motivar a los participantes. Los participantes asisten a las reuniones por varias razones, aunque realmente pueden englobarse en dos: porque tienen que ir o porque quieren ir.
Los elementos que deben favorecer un ambiente motivador son:

La carta de convocatoria debe despertar interés.

Enviar el orden del día o agenda de la reunión, especificando los horarios, los temas a tratar

En los días previos a la reunión hay que enviar, en una sola vez o en varios envíos, la documentación que debe trabajarse previamente.

La convocatoria a la reunión y la agenda de la misma deben enviarse entre 30 y 15 días antes de la fecha de celebración. El envío de información y documentación debe realizarse entre los 15 y 7 días anteriores. Si se envía más tarde, posiblemente no se prepare y pierda todo su efecto.

4. Preparar el formato de reunión más adecuado al perfil de los participantes.

5. Hacer que cada reunión sea un evento especial.

6. Garantizar que se cumplen los acuerdos alcanzados en la reunión.

7. Repasar y escribir los aspectos de mejora para próximas reuniones. Al finalizar la reunión comienza la post-reunión, pero a su vez se ponen en marcha los fuegos para cocinar la próxima reunión.