El problema de las visitas en los negocios

Para todo empresario, la palabra “reunión” puede dar un poco de miedo. No es raro tener el sentimiento de haber perdido varias horas tras una reunión que “era obligatoria” en las oficinas de algún cliente. Es cierto que se debe interactuar en un número elevado de ocasiones, ya sea para dar o recibir confianza en el negocio, tener información más precisa sobre algún aspecto en particular o para no dilatar hasta el infinito las conversaciones por teléfono o email que no llegan a nada. También hay que tener en cuenta que el contacto humano directo ahorra muchos sinsabores al empresario debido, en gran medida, a malentendidos y otros inconvenientes similares. Por ello, y aunque es cierto que se debe tener presente en todo momento que una visita puede ahorrar muchos quebraderos de cabeza, también existe la otra cara de la moneda: los problemas de las visitas.

Muchas personas no conciben las relaciones comerciales sin el contacto humano constante, y esto puede llegar a resultar un verdadero estorbo para el correcto desarrollo del trabajo pudiendo, incluso, se refleje en el producto objeto de la transacción a la que nos referimos. Así, se celebran a diario reuniones en las que, además del viaje de ida y vuelta, el empresario tiene que esperar a la otra parte para luego solucionar el problema en apenas 10 minutos, y que se podría haber realizado mucho más rápido a través de una simple llamada telefónica.

En este caso parece que, aunque la idea de solucionar las eventualidades es lo idóneo, el resultado sería el mismo en base a una comunicación indirecta, maximizando los recursos de los que disponen ambas partes. Imaginemos un viaje de negocios de Madrid a Barcelona, incluyendo el traslado en avión, dietas, el cansancio propio del viaje, el trastorno que eso supone para el empresario… y que luego se resuelva en apenas 20 minutos por medio de una conversación que se podría haber mantenido vía telefónica o, si se prefiere, por teleconferencia. Es cierto que ese hipotético viaje puede servir para otras tareas que, de otra forma, se relegarían hasta el infinito, pero en realidad, al empresario no le compensa ese viaje. Por eso, se debe tener claro en todo momento una serie de conceptos clave a la hora de valorar si se debe o no hacer ese viaje:

El empresario debe conocer al cliente para saber de su forma de pensar, actuar y todo lo que conlleva la relación comercial que se ha establecido, ya sea puntual o habitual. También se debe dar a entender en cada momento la importancia, o no, de que las posibles aclaraciones deban realizarse en persona o a través de otras vías dependiendo de la necesidad real que exista. Así, según cada circunstancia específica, así será la solución a plantear, evitando esos tediosos viajes, idas y venidas y atascos que se podrían haber resuelto con tan sólo descolgar el teléfono.

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