Recomendaciones para organizar reuniones eficaces

Dedico una parte importante de mi tiempo asistiendo a reuniones, como la mayoría de profesionales que trabajan en estrecha relación con otras personas.

Cada nueva convocatoria implica dedicar uno de nuestros recursos más escasos y valiosos: el tiempo, además del consiguiente gasto económico en desplazamientos y alojamiento. Si el resultado es satisfactorio lo consideramos una inversión, pero si la reunión no resulta productiva, nos replantearemos nuestra asistencia en próximas ocasiones. A nadie le sobra el tiempo.

Entre los errores más frecuentes destacan:

Las órdenes del día y los contenidos se envían prácticamente el día anterior a cada reunión, con lo que resulta imposible preparar dichas reuniones adecuadamente.
Hay reuniones en los que nunca se decide nada. Tan solo se consultan opiniones. Para ello, el correo electrónico ejerce la misma función.
No respetar los horarios o alargarse más de la cuenta en cada tema.
Las reuniones duran menos de lo previsto porque siempre hay miembros que deben salir con antelación.
Los objetivos propuestos no justifican una reunión, pudiéndose utilizar otros mecanismos más eficientes para alcanzar esos mismos objetivos (videoconferencias, teléfono, correo electrónico…).
No se crea un clima de confianza adecuado para fomentar el debate y el intercambio de información, por lo que queda todo en una simple exposición de temas.
Anulación de reuniones horas antes de celebrarse con el consiguiente perjuicio para los asistentes e incluso con posibles costes económicos (si no se pueden cancelar los billetes de avión o tren).
Reunirse es una sana costumbre. Favorece la relación y mejora la comunicación entre personas que comparten inquietudes, cohesiona a los integrantes de equipos profesionales, amplia el conocimiento que tenemos de los demás, e incluso de nosotros mismos. Pero las reuniones pierden el sentido cuando nos aburrimos, nos resultan repetitivas o nos producen la sensación haber perdido el tiempo.


Claves para garantizar que una reunión sea eficaz y productiva

El éxito de una reunión depende de que se cumplan los objetivos para los que ha sido programada y que los participantes sientan que el tiempo empleado les ha servido para enriquecerse.

vía|http://www.ideoblogia.es